Lors du rapprochement des transactions, les paiements entrants et sortants du compte bancaire sont comparés avec notre comptabilité. Des connaissances préalables en matière d’achats et de livraison sont requises.
Attention : dans de nombreux cas, bexio propose le mouvement pouvant servir au rapprochement dans la comptabilité (barre verte dans la partie inférieure du mouvement, appelée transaction). Cette proposition automatique ne doit jamais être considérée comme pertinente. Plusieurs comparaisons croisées doivent être correctes pour permettre un rapprochement clair.
Récupérer les transactions
Dans bexio, les transactions sont d’abord récupérées➋ sous Banking➊. L’inscription nécessaire auprès de la banque dépend du site. Cliquer sur Rapprocher les transactions➌ pour lancer le rapprochement des paiements.
Les transactions peuvent correspondre à des paiements entrants ou sortants :
Réceptions de paiement (montant positif) : versement client, versement en espèces à la banque
Sorties de paiement (montant négatif) : paiement fournisseur, remboursement ou note de crédit, achat, frais bancaires
Sur la base de ces connaissances, une première classification est d’ores et déjà établie pour les instructions suivantes. Les informations contenues dans la fiche bancaire permettent d’identifier précisément le type de réception ou de sortie de paiement.
Versement client (facture)
La fiche bancaire➊ contient les informations d’un/une acheteur·euse et généralement une référence à l’article
Rechercher la facture à l’aide du nom. Vérifier qu’il s’agit de la bonne facture en comparant le nom➊ et le montant➋. Pour l’ouvrir, il suffit de cliquer sur le numéro de facture➌.
Pour le rapprochement de la transaction, procéder comme suit :
➊Saisir le nom de l’acheteur·euse dans le champ de recherche.
➋Sélectionner la facture portant le bon numéro de facture.
➌Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant ».
Passage à l’aperçu des factures : actualiser la page avec la touche de fonction F5. Cela permet de visualiser la réception du paiement. La facture passe à l’état « Payé » (marqué en vert).
Imprimer➊ la facture. Cette facture sera maintenant utilisée comme bon de livraison pour l’envoi de l’article. Rechercher également la confirmation de vente imprimée à l’aide du bon de livraison.
Le bon de livraison permet en outre d’afficher la confirmation de vente imprimée.
Rapprocher tous les autres paiements de client·e·s et imprimer tous les bons de livraison.
La confirmation de vente et le cachet comptable dépendent du site. L’illustration ci-dessous montre la partie Comptabilisation de la confirmation de vente du projet Plusvalue à Wangen bei Olten :
*L’estampe comptable sur la confirmation de vente imprimée est rempli à la main
Passage à l’application Plusvalue. Dans la liste d’historique, cocher les cases Paiement comptabilisé et Bon de livraison imprimé. Le bon de livraison (facture rapprochée et payée) et la confirmation de vente sont ensuite envoyés à la table d’emballage. Ces documents sont utilisés pour la fabrication et l’envoi des colis/lettres.
Paiement au/à la client·e
La fiche bancaire contient les informations d’un/une acheteur·euse ou d’un/une fournisseur·euse. Il peut s’agir d’un versement, d’une note de crédit ou d’un remboursement.
Paiement fournisseur, remboursement
Ces paiements se trouvent dans les factures des fournisseurs. La différence peut être identifiée à l’aide du titre➊. Le numéro de facture➋ est utilisé pour le rapprochement.
Le paiement fournisseur·euse et le remboursement sont clôturés comme suit :
➊Saisir le numéro de facture dans le champ de recherche.
➋Sélectionner la facture fournisseur portant le bon numéro de facture.
➌Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant ».
Note de crédit
Si la transaction ne figure pas parmi les factures fournisseurs, il s’agit d’une note de crédit. Le statut➊ des notes de crédit est « Réglé ».
S’il s’agit d’une note de crédit, celle-ci est clôturée au moyen d’un clic sur Ignorer la transaction➍. La note de crédit transmise est annulée et supprimée dans les sorties de paiement dans le Banking.
Achats
Il peut s’agir d’une facture postale, d’achats pour les besoins propres du projet Plusvalue, des frais Ricardo, etc. La fiche bancaire contient les informations d’une entreprise. L’achat peut être saisi comme charge ou facture fournisseur.
Facture fournisseur
Rechercher la facture à l’aide du nom de l’entreprise. Vérifier qu’il s’agit de la bonne facture en comparant le titre et le montant.
Clôturer la transaction comme suit :
➊Saisir le numéro de facture dans le champ de recherche.
➋Sélectionner la facture fournisseur portant le bon numéro de facture.
➌Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant ».
Charges
Rechercher la charge à l’aide du nom de l’entreprise. Le statut➊ de la charge est « Terminée ».
Terminer la transaction comme suit :
➊Passer à l’onglet « Dépenses »
➋Saisir le N° de dépense dans le champ de recherche
➌Sélectionner la facture fournisseur portant le bon N° de dépense
➍Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant »
Versement en espèces à la banque
En cas de versement en espèces à la banque, la fiche bancaire➊ mentionne « Dépôt sur son propre compte ». Rapprocher la transaction sous Ecriture manuelle➋ :
➌Garder le numéro de justificatif en mémoire pour le cachet comptable du reçu
➍Sélectionner le compte « 1000-Caisse »
➎Exemple : dans la désignation s’affiche « Dépôt sur son propre compte »
➏Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant »
Remplir le cachet comptable sur le reçu pour le justificatif bancaire. Le cachet comptable avec les écritures comptables dépend du site. L’illustration ci-dessous montre une procédure possible.
Frais bancaires
Tenue de compte
Pour les frais de tenue de compte, la fiche bancaire➊ mentionne « Frais de tenue de compte ». Rapprocher la transaction sous Ecriture manuelle➋ :
➌Sélectionner le compte « 6940-Frais bancaires »
➍Exemple : La désignation indique « Frais de tenue de compte [mois] [année] »
➎Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant »
Dépôt au guichet
Lors d’un dépôt au guichet, la fiche bancaire➊ indique « Frais de dépôt au guichet ». Rapprocher la transaction sous Ecriture manuelle➋ :
➌Sélectionner le compte « 6940-Frais bancaires »
➍Exemple : La désignation indique « Frais de dépôt au guichet [mois] [année] »
➎Terminer en cliquant sur « Rapprocher maintenant »
Transactions particulières
- Versement client par bulletin de versement
- Frais de virement manquants
- Trop-payé
- Versement insuffisant
- Paiement supplémentaire
La FAQ suivante décrit plus en détail les transactions et la procédure.
Questions fréquentes
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Le/la client·e paie par bulletin de versement, comment puis-je trouver son nom ?
Pour déterminer le nom du/de la client·e, il faut ouvrir le reçu de paiement dans l’e-banking. Ensuite, il est possible de procéder comme d’habitude.
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Frais de virement manquants sur le bulletin de versement, que faire ?
Si un·e client·e paie par bulletin de versement de la Poste, des frais nous seront facturés pour la réception du versement. Ces frais devraient toutefois être pris en charge par le/la client·e.
En cas de non-paiement des frais, l’acheteur·euse sera informé·e- par e-mail. Il revient au site de déterminer si l’article doit déjà être expédié ou non.
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Le montant du paiement reçu est supérieur à celui de la facture, que puis-je faire ?
Le trop-payé peut être comptabilisé sur un compte séparé (par ex. 1090 – Compte de transfert). De plus, un justificatif pour la comptabilisation doit être créé. L’acheteur·euse est informé·e du trop-perçu et peut décider de la manière de traiter le montant.
Le montant est ensuite remboursé ; plus d’informations à ce sujet dans les instructions Note de crédit et remboursement ou comptabilisé comme don (également créer un reçu).
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Que faire si le montant du versement ne couvre pas le montant de la facture ?
Informer l’acheteur·euse que le versement est insuffisant. La direction du site décide si l’article doit tout de même être expédié en fonction du montant manquant.
S’il s’agit d’une facture groupée, le client ou la cliente peut être informé·e que son paiement partiel a été reçu.
Pour chaque versement insuffisant et chaque paiement partiel sur une facture groupée, il convient de créer un justificatif et de le classer dans la comptabilité. Le principe est toujours le suivant : pas de comptabilisation sans justificatif.
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Le/la client·e effectue un paiement partiel, que faire maintenant ?
Le/la client·e s’acquitte d’une facture insuffisamment réglée (paiement supplémentaire) ou effectue un paiement partiel sur une facture groupée. Si la facture est entièrement réglée avec le paiement, les articles qui n’ont pas encore été expédiés peuvent désormais l’être.
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Comment bien choisir la désignation ou le titre lors de la comptabilisation ?
Les désignations et les titres dépendent du site. Le document Textes normalisés bexio.docx contient différents textes standardisés pour le logiciel de comptabilité bexio, qui se sont révélés utiles grâce à l’expérience acquise lors du projet pilote.
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Existe-t-il des modèles de justificatifs pour la comptabilisation des transactions et des achats ?
Grundlagenwerk ne fournit aucune pièce justificative officielle pour de tels documents. Les modèles de justificatifs suivants ont toutefois fait leurs preuves dans le cadre du projet pilote du projet Plusvalue (Projekt Restwert Wangen) :