Note de crédit, remboursement, rétrofacturation

Les trois procédures note de crédit, remboursement et rétrofacturation permettent de réviser les relations de facturation. Le crédit et le remboursement consistent à rembourser de l’argent. En cas de rétrofacturation, une facture en retard et non payée doit être rétrofacturée.

Note de crédit

Une note de crédit est accordée si l’article acheté ne répond pas aux attentes ou si la vente ne s’est pas déroulée comme souhaité.

Tout d’abord, il faut obtenir les coordonnées bancaires du/de la client·e et les déposer auprès du contact bexio correspondant.

Dans un deuxième temps, une nouvelle note de crédit est saisie dans bexio sous Vente. Dans le champ de recherche Contact➊, on saisit le nom du/de la client·e. Le Titre➋ doit permettre de remonter à la facture concernée (exemple : note de crédit de RE-05677, Jean Dupont). Les saisies sont confirmées en cliquant sur le bouton Continuer➌.

La position standard et la position du produit➊ de l’article sont reprises de la facture. Les montants monétaires peuvent varier en fonction de l’accord avec le/la client·e. Le bouton Crédit établi➋ enregistre l’entrée.

Une pièce comptable est établie selon les normes de l’entreprise. Le justificatif est joint à la note de crédit sous forme de fichier PDF. Imprimer le justificatif et le classer dans le dossier des créanciers. Voici un exemple :

L’onglet Décaissements et factures➊ permet de saisir manuellement un Nouveau décaissement➋.

Le compte➌ correspondant est sélectionné. Enregistrer➍ l’entrée.

Avec le crédit ci-dessus, aucun ordre de paiement n’a encore été déclenché pour le/la client·e !

L’ordre de paiement est saisi sous : Banking > Décaissements > Nouveau paiement

Le champ obligatoire Nom du créancier➊ permet de rechercher le contact.

Avec le contact, le numéro IBAN enregistré et l’adresse s’insèrent également dans le masque de saisie.

Les modifications suivantes doivent encore être effectuées :
➋Saisir le montant correspondant
➌Sélectionner la date d’exécution du paiement
➍Insérer un message au destinataire
➎Créer un ordre de paiement (place le crédit dans les décaissements)

L’ordre de paiement apparaît dans bexio Banking sous Décaissements et peut être transmis à la banque du/de la client·e à partir de là.

Lors de la prochaine rapprochement des transactions, la transaction (montant transféré selon la note de crédit) peut être « ignorée« . En effet, les transaction bancaire ne peuvent pas être rapprochées avec des notes de crédit.

Remboursement

Un remboursement est nécessaire lorsque le/la client·e a versé trop d’argent au moment du paiement. Pour ce faire, une nouvelle facture est créée dans bexio sous Achats, Factures fournisseurs.

Saisir ou ajuster le titre➊, la date d’échéance➋, le compte de comptabilisation➌ et le montant➍. Le taux d’imposition➎ est exonéré de l’impôt préalable. Pour enregistrer le remboursement, cliquer sur Marquer comme en suspens➏. Voici un exemple :

Pour créer l’ordre de paiement, saisir ou modifier le numéro IBAN➊, la date d’exécution➋ et le message à l’attention du bénéficiaire➌. Cliquer sur Créer un ordre de paiement➍. Voici un exemple :

Un document comptable est établi selon les normes de l’entreprise. Le justificatif est joint à la facture du fournisseur sous forme de fichier PDF. Imprimer le justificatif et le classer dans le dossier des créanciers.

Le remboursement apparaît dans les sorties de paiement et peut être transmis à la banque à partir de là.

Rétrofacturation

Une rétrofacturation est nécessaire si l’article acheté aux enchères n’a toujours pas été payé après l’expiration des délais de rappel. La facture est ouverte ou en retard.

Dans le menu Vente, Factures, la facture en retard est sélectionnée. Sélectionner le menu Relances➊. Cliquer sur le bouton Fair passer le statut de la facture à « non payée »➋.

La facture non payée est placée dans le statut Non payé➊. Dans les débiteurs et dans le compte de résultat, la facture est décomptabilisée, mais reste visible en tant que facture non payée. La décomptabilisation peut être annulée via Réinitialiser en impayé➋.

Questions fréquentes