Beim Zahlungsabgleich werden die eingehenden und ausgehenden Zahlungen des Bankkontos mit unserer Buchhaltung abgeglichen. Vorwissen über das Kauf- & Lieferwesen wird vorausgesetzt.
Achtung: bexio macht in vielen Fällen einen Vorschlag, mit welcher Bewegung in der Buchhaltung abgeglichen werden kann (grüner Balken in unteren Bereich der Bewegung; Transaktion genannt). Dieser automatische Vorschlag darf nie als stimmig angesehen werden. Es müssen mehrfache Quervergleiche stimmen, damit eindeutig abgeglichen werden kann.
Transaktionen abholen
Als erstes werden in bexio unter Banking➊ die Transaktionen abgeholt➋. Die benötigte Anmeldung bei der Bank ist standortabhängig. Durch Klick auf Transaktionen abgleichen➌ wird der Zahlungsabgleich gestartet.
Bei den Transaktionen kann es sich um Ein- oder Auszahlungen handeln:
Einzahlungen (positiver Betrag): Kundeneinzahlung, Bareinzahlung auf Bank
Auszahlungen (negativer Betrag): Lieferantenauszahlung, Rückzahlung oder Gutschrift, Einkauf, Bankgebühren
Mit diesem Wissen wird für die folgende Anleitung bereits eine erste Einordnung getroffen. Mithilfe der Informationen aus der Bankbeschreibung wird die jeweilige Art der Ein- oder Auszahlung noch genau erkannt.
Kundeneinzahlung (Rechnung)
In der Bankbeschreibung➊ sind die Informationen eines/einer Kunden:in und meistens ein Hinweis auf den Artikel enthalten.
Mithilfe des Namens wird nach der Rechnung gesucht. Die korrekte Rechnung wird durch Kunde:in➊ und Betrag➋ erkannt. Diese wird nun mittels Klick auf die Rechnungs-Nr.➌ geöffnet.
Die Transaktion wird wie folgt abgeglichen:
➊Den Namen des/der Kunde:in wird in das Suchfeld eingegeben.
➋Die Rechnung mit der korrekten Rechnungs-Nr. wird ausgewählt.
➌Abschluss mittels Klick auf „Jetzt abgleichen“.
Wechsel in die Rechnungsübersicht: Mit der Funktionstaste F5 die Seite aktualisieren. Dadurch wird der Zahlungseingang sichtbar. Die Rechnung ändert in den Status «Bezahlt» (grüne Markierung).
Die Rechnung wird ausgedruckt➊. Diese Rechnung wird nun als Lieferschein für den Versand des Artikels verwendet.
Mithilfe des Lieferscheins wird zusätzlich die ausgedruckte Verkaufsbestätigung hervorgesucht.
Nun werden alle anderen Kundenzahlungen abgeglichen, sowie alle Lieferscheine ausgedruckt.
Die Verkaufsbestätigung sowie der Buchungsstempel sind standortabhängig. Im unteren Bild wird der Verbuchungs-Ausschnitt aus der Verkaufsbestätigung gezeigt:
*Der Buchungsstempel auf der ausgedruckten Verkaufsbestätigung wird handschriftlich ausgefüllt.
Wechsel zur Restwert App. In der Verlaufsliste werden die Checkboxen Zahlung verbucht sowie Lieferschein gedruckt markiert. Der Lieferschein (abgeglichene, bezahlte Rechnung) und die Verkaufsbestätigung gehen anschliessend zum Verpackungstisch. Diese Dokumente werden für das Verpacken der Artikel und den Versand der Pakete/Briefe verwendet.
Zahlung an Kunde:in
In der Bankbeschreibung sind die Informationen eines/einer Kunden:in oder Lieferanten:in enthalten. Es kann sich um eine Lieferantenauszahlung sowie eine Gutschrift oder Rückzahlung handeln.
Lieferantenauszahlung, Rückzahlung
Diese befinden sich in den Lieferantenrechnungen. Der Unterschied kann mittels Titel➊ erkannt werden. Die Rechnungs-Nr.➋ wird für den Abgleich verwendet.
Lieferantenauszahlung und Rückzahlung werden wie folgt abgeschlossen:
➊Die Rechnungs-Nr. in das Suchfeld eingegeben.
➋Die Lieferantenrechnung mit der korrekten Rechnungs-Nr. auswählen.
➌Abschluss mittels Klick auf «Jetzt abgleichen».
Gutschrift
Ist die Transaktion nicht unter den Lieferantenrechnungen zu finden, handelt es sich um eine Gutschrift. Der Status➊ der Gutschriften ist «Abgerechnet».
Handelt es sich um eine Gutschrift, wird diese mittels Klick auf Transaktion ignorieren➍ abgeschlossen. Die übermittelte Gutschrift wird im Banking bei den Zahlungsausgängen storniert und gelöscht.
Einkauf
Kann Postrechnung, Einkäufe für den Eigenbedarf von Projekt Restwert, Ricardo-Gebühr, etc. sein. In der Bankbeschreibung sind die Informationen einer Firma enthalten. Der Einkauf kann als Lieferantenrechnung oder Aufwand erfasst sein.
Lieferantenrechnung
Mithilfe des Firmennamens wird nach der Rechnung gesucht. Die korrekte Rechnung wird durch Titel und Betrag erkannt.
Die Transaktion wird wie folgt abgeschlossen:
➊Die Rechnungs-Nr. in das Suchfeld eingegeben.
➋Die Lieferantenrechnung mit der korrekten Rechnungs-Nr. auswählen.
➌Abschluss mittels Klick auf «Jetzt abgleichen».
Aufwand
Mithilfe des Firmennamens lässt sich der Aufwand finden. Der Status➊ des Aufwands ist «Erledigt».
Die Transaktion wird wie folgt abgeschlossen:
➊Zum Reiter «Aufwendung» wechseln.
➋Die Aufwands-Nr. in das Suchfeld eingegeben.
➌Die Lieferantenrechnung mit der korrekten Aufwands-Nr. auswählen.
➍Abschluss mittels Klick auf «Jetzt abgleichen».
Bareinzahlung auf Bank
Bei der Bareinzahlung auf Bank wird in der Bankbeschreibung➊ «Einzahlung auf eigenes Konto» erwähnt. Die Transaktion wird unter Manuelle Buchung➋ abgeglichen:
➌Die Belegnummer wird für den Buchungsstempel der Quittung in Erinnerung gehalten.
➍Das Konto wird auf «1000-Kasse» gesetzt.
➎Beispiel: In der Bezeichnung wird «Einzahlung auf eig. Bankkonto» eingetragen.
➏Abschluss mittels Klick auf «Jetzt abgleichen».
Auf der Quittung für den Bankbeleg wird nun der Buchungsstempel ausgefüllt. Der Buchungsstempel mit Buchungssätzen ist standortabhängig. Im unteren Bild wird ein mögliches Vorgehen aufgezeigt.
Bankgebühren
Kontoführung
Bei der Kontoführung wird in der Bankbeschreibung➊ «Preis für die Kontoführung» erwähnt. Die Transaktion wird unter Manuelle Buchung➋ abgeglichen:
➌Das Konto wird auf «6940-Bankspesen» gesetzt.
➍Beispiel: In der Bezeichnung wird «Preis für Kontoführung [Monat] [Jahr]» eingetragen.
➎Abschluss mittels Klick auf «Jetzt abgleichen».
Einzahlung am Schalter
Bei der Einzahlung am Schalter wird in der Bankbeschreibung➊ «Preis für Einzahlungen am Schalter» erwähnt. Die Transaktion wird unter Manuelle Buchung➋ abgeglichen:
➌Das Konto wird auf «6940-Bankspesen» gesetzt.
➍Beispiel: In der Bezeichnung wird «Preis für Einzahlung am Schalter [Monat] [Jahr]» eingetragen.
➎Abschluss mittels Klick auf «Jetzt abgleichen».
Besondere Transaktionen
- Kundeneinzahlung per Einzahlungsschein
- Fehlende Girogebühr
- Überzahlung
- Ungenügende Einzahlung
- Nachzahlung
Im folgenden FAQ werden die Transaktionen und das Vorgehen genauer beschrieben.
Häufig gestellte Fragen
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Kunde:in zahlt per Einzahlungsschein, wie kann ich den Namen herausfinden?
Um den Namen des/der Kunden:in zu ermitteln, muss der Beleg der Einzahlung im E-Banking geöffnet werden. Danach kann wie gewohnt verfahren werden.
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Fehlende Girogebühr beim Einzahlungsschein, was nun?
Zahlt ein/e Kunde:in per Einzahlungsschein der Post, wird uns für den Erhalt der Einzahlung eine Gebühr verrechnet. Diese Kosten sollte jedoch der/die Kunde:in tragen.
Bei fehlender Überweisung der Gebühr wird der/die Käufer:in per Mail informiert. Es ist dem Standort überlassen, ob der Artikel trotzdem bereits versendet wird.
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Die Rechnung wurde überzahlt, was kann ich machen?
Die Überzahlung kann in ein separates Konto (z.B. 1090 – Transferkonto) verbucht werden. Zudem wird ein Beleg für die Buchung erstellt. Der/Die Käufer:in wird über die Überzahlung informiert und kann entscheiden, wie mit dem Betrag verfahren wird.
Der Betrag wird dann zurückgezahlt, mehr dazu in der Anleitung Gutschrift & Rückzahlung, oder als Spende verbucht (ebenfalls ein Beleg erstellen).
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Was tun, wenn der Einzahlungsbetrag den Rechnungsbetrag nicht deckt?
Der/Die Käufer:in wird über die ungenügende Einzahlung informiert. Die Standortleitung entscheidet abhängig vom fehlenden Betrag, ob der Artikel trotzdem versendet wird.
Sollte es sich um eine Sammelrechnung handeln, kann der/die Kunde:in informiert werden, dass seine Teilzahlung erhalten wurde.
Für jede ungenügende Einzahlung sowie jede Teilzahlung an eine Sammelrechnung sollte ein Beleg erstellt und in der Buchhaltung abgelegt werden. Gänzlich nach dem Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg.
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Der Kunde leistet eine Teilzahlung, was nun?
Der/Die Kunde:in begleicht entweder eine ungenügend eingezahlte Rechnung (Nachzahlung) oder macht eine Teilzahlung an eine Sammelrechnung. Ist mit der Einzahlung die Rechnung nun gänzlich beglichen, können noch nicht versandte Artikel nun versendet werden.
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Wie setze ich bei einer Buchung die korrekte Bezeichnung oder den korrekten Titel?
Die Bezeichnungen sowie Titel sind standortabhängig. Im Dokument Normtexte bexio.docx sind verschiedene Normtexte für die Buchhaltungssoftware bexio enthalten, welche sich aus Erfahrungswerten des Pilotbetriebs ausgezahlt haben.
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Gibt es Beleg-Vorlagen für die Verbuchung von Transaktionen und Einkäufen?
Das Grundlagenwerk stellt keine offiziellen Belege für solche Verbuchungen bereit. Im Pilotbetrieb Projekt Restwert Wangen haben sich jedoch folgende Beleg-Vorlagen bewährt: