Innerhalb der ersten fünf Tagen eines neuen Monats steht in der Buchhaltung der Monatsabschluss an. Die Abschlussbuchungen sind erledigt. Die vorab durchgeführte Belegkontrolle zeigte, dass Bank und Kasse und somit auch Debitoren und Kreditoren stimmen. Auf dieser gesicherten Grundlage kann die Monats- bzw. Quartalskontrolle angegangen werden.
Hinweis: Die vorliegende Anleitung ist eine Weiterführung der Belegkontrolle. Hilfreich kann auch die Anleitung Navigation & Nutzung bexio sein.
Monatskontrolle
Transferkonto
In einem ersten Schritt wird geprüft, ob das Transferkonto stimmt. Das Konto steht für temporäre Buchungen zur Verfügung. Darunter fallen zum Beispiel Überzahlungen, Beträge mit unklarer Verwendung und Beträge, welche zu einem späteren Zeitpunkt korrekt verbucht oder bald wieder ausbezahlt werden.
Kontrolliert wird, ob eingebuchte Beträge durch eine Ausbuchung abgeglichen sind. Nicht abgeglichene Beträge sollen begründet werden und haben einen Bezug zu den Pendenzen des Kundenwesens.
Beschreibungen, Titel, Mehrwertsteuer
In einem zweiten Schritt wird geprüft, ob die zurückliegenden Verbuchungen mit den Beschriftungsnormen übereinstimmen. Die Beschriftungsnormen sind standortspezifisch unabhängig.
Gleichzeitig wird geprüft, ob in den zurückliegenden Verbuchungen die Mehrwertsteuersätze stimmen. Denn Mehrwertsteuersätze können trotz Hinterlegung im entsprechenden Konto überschrieben und dadurch abgeändert werden. Falsche Steuersätze sind daher möglich. Für Konten mit der Nummerierung 4000 gilt die Mehrwertsteuer Mat/DL (1170). Für alle restlichen Konten gilt die Mehrwertsteuer Inv/BA (1171). Für Verkäufe wird die Umsatzsteuer (2200) verwendet.
Beschriftungsnormen und Steuersätze können nur abgeändert werden, wenn eine Verbuchung in den Status Entwurf zurückgeführt wird. Insofern muss bei einer bereits bezahlten, abgeglichenen Buchung der Abgleich rückgängig gemacht werden.
Die Beschriftungsnormen und Steuersätze kommen in den folgenden Bewegungen vor:
- Bankbuchungen
- Manuelle Buchungen
- Gutschriften
- Aufwände
- Lieferantenrechnungen
Quartalskontrolle
Mit der quartalsweisen Kontrolle der Buchhaltung soll sichergestellt werden, dass weder in falsche Konten gebucht, noch falsch Verbucht wurde. Insbesondere in Aufwandkonten macht die Kontokontrolle Sinn.
Auf der Basis des Kontenplan Projekt Restwert können nachfolgende Konten von Interesse sein. Untenstehende Aufzählung ist nicht abschliessend und kann von einem standortspezifischen Kontenplan abweichen:
- 4203 | Porto Artikelversand
- 4206 | Einkauf Verpackungsmaterial
- 4400 | Einkauf Dienstleistungen
- 5821 | Verpflegungsspesen
- 6100 | Unterhalt, Reparaturen, Ersatzteile (URE Projekt Restwert)
- 6460 | Kehrichtabfuhr
- 6500 | Büromaterial
- 6501 | Logistikmaterial
- 6502 | Verbrauchsmaterial Hauswirtschaft
- 6940 | Bankspesen
- 8100 | Spenden
Vorgehen Kontokontrolle
- Kontenblatt aufbereiten (in bexio: Menü Buchhaltung -> Berichte)
- Zeitraum für das zu prüfende Quartal eingeben
- Kontoblatt mit folgender Prüffrage durchgehen: Ist für das eingekaufte Produkt oder die Dienstleistung das richtige Konto ausgewählt worden?
- Überprüfe nochmals die Mehrwertsteuer-Spalte (Zuordnung siehe Abschnitt Monatskontrolle)
- Falls eine Buchung vertieft kontrolliert werden muss, Rechnung oder Beleg öffnen
- Korrekturen anbringen