Dans les cinq premiers jours d’un nouveau mois, la comptabilité procède à la clôture mensuelle. Les écritures finales sont terminées. Le contrôle des pièces comptables effectué au préalable a montré que la banque et la caisse, et donc aussi les débiteurs et les créditeurs, étaient corrects. C’est sur cette base sûre que le contrôle mensuel ou trimestriel peut être commencé.
Remarque : Les présentes instructions concernent la suite du contrôle des pièces comptables. Les instructions Navigation et utilisation bexio peuvent également être utiles.
Contrôle mensuel
Compte de transfert
La première étape consiste à vérifier si le compte de transfert est correct. Le compte est disponible pour des écritures comptables temporaires. Il s’agit par exemple des paiements excédentaires, des montants dont l’utilisation n’est pas claire et des montants qui seront correctement comptabilisés ultérieurement ou qui feront bientôt l’objet d’un remboursement.
Il s’agit de vérifier si les montants comptabilisés sont rapprochés par une décomptabilisation. Les montants non rapprochés doivent être justifiés et ont un lien avec les affaires en suspens de la clientèle.
Descriptions, titres, TVA
En deux étapes, il s’agit de vérifier si les comptabilisations antérieures sont conformes aux normes de libellés. Les normes de libellés sont indépendantes du site.
En parallèle, il s’agit de vérifier si les taux de TVA dans les comptabilisations antérieures sont corrects. En effet, les taux de TVA peuvent être écrasés et modifiés malgré le dépôt sur le compte correspondant. Il est donc possible qu’il y ait des taux d’imposition erronés. Pour les comptes numérotés 4000, la TVA Mat./ser. (1170) s’applique. La taxe sur la valeur ajoutée Inv./CE (1171) s’applique à tous les autres comptes. La taxe sur la valeur ajoutée (2200) est utilisée pour les ventes.
Les normes de libellés et les taux de taxation ne peuvent être modifiés que si une comptabilisation est réinitialisée au statut Projet. Dans cette mesure, le rapprochement doit être annulé en cas de comptabilisation déjà payée et rapprochée.
Les normes de libellés et les taux de taxation se présentent dans les mouvements suivants :
- Écritures bancaires
- Écritures manuelles
- Avoirs
- Charges
- Factures fournisseurs
Contrôle trimestriel
Le contrôle trimestriel de la comptabilité a pour but de s’assurer qu’aucune écriture n’a été faite dans le mauvais compte ou qu’il n’y a pas eu de comptabilisation erronée. Le contrôle des comptes est particulièrement judicieux pour les comptes de charges.
Sur la base du plan comptable du projet Plusvalue, les comptes suivants peuvent être intéressants. L’énumération ci-dessous n’est pas exhaustive et peut différer d’un plan comptable spécifique au site :
- 4203 | Port pour envoi d’articles
- 4206 | Achat matériel d’emballage
- 4400 | Achat de prestations
- 5821 | Frais de repas
- 6100 | Entretien, réparations, remplacement (ERR projet Plusvalue)
- 6460 | Évacuation des ordures ménagères
- 6500 | Matériel de bureau
- 6501 | Matériel logistique
- 6502 | Consommables ménagers
- 6940 | Frais bancaires
- 8100 | Dons
Procédure de contrôle des comptes
- Préparer la feuille de compte (dans bexio : menu Comptabilité -> Rapports)
- Saisir la période pour le trimestre à contrôler
- Passer en revue la feuille de compte avec la question de contrôle suivante : Le bon compte a-t-il été sélectionné pour le produit ou la prestation acheté ?
- Vérifie de nouveau la colonne TVA (attribution; voir section Contrôle mensuel)
- Si une comptabilisation doit être contrôlée de manière approfondie, ouvrir la facture ou la pièce comptable
- Apporter des corrections