Ein ersteigerter Artikel soll innerhalb von acht Tagen bezahlt werden. Diese Zahlungsfrist errechnet die Buchhaltungssoftware (nachfolgend bexio genannt) ab dem Erstellungsdatum der Rechnung. Die Zahlungsfrist➊ ist auf der per Mail zugestellten Rechnung ersichtlich.
Zahlungsfristen
Damit das Mahnwesen automatisch funktioniert, müssen die gewünschten Zahlungskonditionen in den Einstellungen von bexio vor eingestellt werden. Folgende Mahnfristen haben sich bewährt:
- Zahlbar bis: 8 Tage
- Zahlungserinnerung: 4 Tage
- Erste Mahnung: 4 Tage
- Letzte Mahnung: 4 Tage
Wird die Rechnung nicht innerhalb von acht Tagen bezahlt, löst bexio automatisch eine Zahlungserinnerung aus. Bleibt die Bezahlung weiterhin offen, verschickt bexio von sich aus die Erste Mahnung und nach weiteren vier Tagen folgt die Letzte Mahnung.
Insgesamt hat der/die Kaufkunde:in 20 Tage Zeit, um seine/ihre Rechnung zu begleichen. Es empfiehlt sich vor Versand der Mahnungen die Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer) auf mögliche Fehler zu überprüfen.
Nach Ablauf der Mahnstufe 3 soll ein letzter telefonischer Kontaktversuch mit dem/der Kaufkunden:in unternommen werden. Führt dieser Anruf nicht zum erwünschten Ziel, wird eine Stornierung des Verkaufsvertrags bei Ricardo beantragt. Für die Stornierung kann die Anleitung Stornierung auf Ricardo zur Hilfe genommen werden.
Rechtliches von Ricardo
Ricardo regelt die Zahlungsfristen unter Welche Fristen muss ich als Käufer:in einhalten?
Nach Angebotsende haben demnach beide Parteien 7 Tage Zeit, um sich gegenseitig zu kontaktieren und die Zahlungsinformationen auszutauschen. 14 Tage nach Erhalt der Zahlungsinformationen muss der Betrag auf dem Konto des/der Verkäufers:in verbucht sein. Falls im Angebot eine Abholung definiert wurde, sollte auch diese innerhalb von 14 Tagen nach Kaufzeitpunkt stattfinden.
Zahlungsfristen im Vergleich
Status bei bexio Rechnungen
Eine Rechnung wird entsprechend dem zeitlichen Verlauf in folgende Status eingeteilt:
- Offen
Die Rechnung befindet sich noch in der Zahlungsfrist - Bezahlt
Die Rechnung wurde beglichen. Das Mahnwesen ist nicht mehr aktiv.
- Mahnstufe, 1 bis 3
Die Rechnung befindet sich in einer der drei Zahlungsaufforderungen - Überfällig
Die Konditionen der Rechnung wurden aktiv angepasst. Es werden keine Zahlungsaufforderungen versendet - Mahnstatus mit Ausrufezeichen
Die nächste Mahnstufe der Rechnung ist fällig
Konditionen
Die Zahlungsfristen lassen sich in jeder Rechnung unter dem Reiter Konditionen anpassen. Die Rechnung muss dafür in den Status Entwurf zurückgestellt werden. Dieses Eingreifen in das automatisierte Mahnwesen ist erwünscht bei Sammelrechnungen und im Fall eines Zahlungsaufschubs. Ungewollte versendete Mahnungen werden dadurch unterbunden.
Sollen die Zahlungsfristen ab dem heutigen Tag neu starten, wird die Rechnung in den Status Entwurf➊ zurückgestellt und in den Konditionen, unter Datum➋, auf Heute➌ geklickt.
Mahnwesen überprüfen
Eine regelmässige Kontrolle des Mahnwesens verschafft eine Übersicht über die offenen Rechnungen bzw. Debitoren.
Bexio stellt eine Liste der offenen Debitoren unter dem Menü Buchhaltung – Berichte – Offene Posten zur Verfügung.
Vergleicht man diese Liste mit den offenen Verkaufsmails von Ricardo (Verkaufsbestätigungen), erhält man einen Überblick über die offenen Rechnungen.
Auf dieser Grundlage können Kaufkunden:innen mit offenen Rechnungen gezielt angeschrieben oder telefonisch kontaktiert werden.