Un article acheté aux enchères doit être réglé dans un délai de huit jours. Ce délai de paiement est calculé par le logiciel de comptabilité (ci-après dénommé bexio) à partir de la date d’établissement de la facture. Le délai de paiement➊ est visible sur la facture envoyée par e-mail.
Délais de paiement
Pour que le système de relance fonctionne automatiquement, les conditions de paiement souhaitées doivent être configurés dans les paramètres de bexio. Les délais de rappel suivants ont fait leurs preuves:
- Délai de paiement : 8 jours
- Rappel de paiement : 4 jours
- Premier rappel : 4 jours
- Dernier rappel : 4 jours
Si la facture n’est pas payée dans les huit jours, bexio déclenche automatiquement un rappel de paiement. Si le montant reste impayé, bexio envoie de sa propre initiative le premier rappel, ainsi que le dernier rappel quatre jours plus tard.
Au total, le/la client·e à l’origine de l’achat dispose de 20 jours pour régler sa facture. Avant d’envoyer les rappels, il est recommandé de vérifier les coordonnées (e-mail, numéro de téléphone) pour détecter d’éventuelles erreurs.
Une fois le niveau de relance 3 atteint, une dernière tentative de contact téléphonique avec le/la client·e à l’origine de l’achat doit être entreprise. Si cet appel ne mène pas à l’objectif souhaité, il convient de demander une annulation du contrat de vente à Ricardo. Pour l’annulation, se référer aux instructions d’annulation sur Ricardo.
Informations juridiques de Ricardo
Ricardo définit les délais de paiement sous Délais pour les acheteurs.
Après la fin de l’offre, les deux parties ont 7 jours pour se contacter et échanger leurs coordonnées de paiement. 14 jours après réception des informations de paiement, le montant doit être reçu sur le compte du vendeur ou de la vendeuse. Si un retrait a été défini dans l’offre, celui-ci doit également avoir lieu dans les 14 jours suivant la date d’achat.
Comparaison des délais de paiement
Statut des factures bexio
Au fil du temps, une facture passe par les statuts suivants :
- En suspens
La facture est encore dans le délai de paiement - Payé
La facture a été réglée. Le système de relances n’est plus actif.
- Niveau de relance 1 à 3
La facture se trouve dans l’une des trois demandes de paiement - En retard
Les conditions de la facture ont été activement modifiées. Aucune demande de paiement n’est envoyée - Statut de relance avec point d’exclamation
Le prochain niveau de relance de la facture arrive à échéance
Conditions
Les délais de paiement peuvent être modifiés pour chaque facture sous l’onglet Conditions. Pour ce faire, la facture doit être remise au statut de Brouillon. Cette intervention dans le système de relance automatisé est pertinente pour les factures groupées et en cas de report de paiement. Cela évitera tout envoi de rappel involontaire.
Si les délais de paiement doivent recommencer à partir d’aujourd’hui, réinitialisez la facture au statut de Brouillon➊ et, dans les conditions, sous Date➋, cliquez sur Aujourd’hui➌.
Contrôler les relances
Un contrôle régulier des relances permet d’avoir une vue d’ensemble des factures impayées ou des débiteurs.
Bexio fournit une liste des débiteurs ouverts dans le menu Comptabilité – Rapports – Postes ouverts.
En comparant cette liste avec les e-mails de vente en cours de Ricardo (confirmations de vente), on obtient une vue d’ensemble des factures impayées.
Sur cette base, il est possible d’écrire de manière ciblée aux clients·es ayant des factures en suspens ou de contacter les personnes concernées par téléphone.