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Briefe, Pakete & Versand

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Nach dem Zahlungsabgleich werden die Artikel in ein Paket oder einen Brief verpackt und versendet. Die Artikel müssen hierzu sorgfältig verpackt werden, damit beim Versand keine Schäden entstehen.

Artikel bereitstellen

Der Lagerort des Artikels befindet sich auf der Verkaufsbestätigung sowie in der Restwert App. Der Artikel wird aus dem Lager geholt und zum Verpacken bereitgestellt.

Im Zuge des 4-Augen-Prinzips wird von einer zweiten Person überprüft, ob die richtigen Artikel hervorgeholt wurden und ob die Adressen und Artikelnummer auf Lieferschein und Verkaufsbestätigung übereinstimmen. So wird eine sichere Kontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip sichergestellt.

Artikel verpacken

Auf der Verkaufsbestätigung ist das Porto und die Versandart zu erkennen. Anhand dieser Information sieht man, um welche Versandart es sich handelt.

Paketversand
Zunächst wird ein Paket mit passender Grösse für den Artikel ausgewählt. Das Paket muss genügend Platz für den Artikel und das Polstermaterial haben. Der Karton sollte am Boden, an den Seiten und oben gepolstert werden.

Empfindliche Artikel werden zusätzlich in Luftpolsterfolie eingewickelt. Einzelne Teile im Paket sollen sich gegenseitig nicht beschädigen. Das Paket soll geschüttelt werden können, ohne dass die Teile im Innern herumrutschen.

Briefversand
Kleine und/oder flache Artikel lassen sich als Brief versenden. Der Artikel kann mit ein wenig Luftpolsterfolie oder Füllmaterial zusätzlich geschützt werden. Beim Briefversand lohnt es sich Dicke und Gewicht des Briefes nochmals zu überprüfen.

Frankierung/Beschriftung

Paketversand
Der Lieferschein➊ wird dreiteilig gefaltet, in eine Dokumententasche eingepackt und auf das Paket geklebt. Werbeflyer und Visitenkarte können entweder in das Paket oder die Dokumententasche gelegt werden.

Das Paket erhält einen Barcode mit Trackingnummer➋. Das Kundendoppel wird auf die Verkaufsbestätigung und das Erfassungsdoppel kann in den entsprechenden Ordner bzw. auf das entsprechende Dokument geklebt werden, falls vorhanden.

Zum Schluss kann der Werbekleber➌ am Paket angebracht werden. Dabei gilt es zu beachten, dass er nicht die Schrift auf der Rechnung überlappt.

Briefversand
Der Lieferschein➊ wird dreiteilig gefaltet, in eine Dokumententasche eingepackt und auf den Brief geklebt. Werbeflyer und Visitenkarte➋ können entweder in den Brief oder die Dokumententasche gelegt werden.

Briefe erhalten keinen Barcode, sondern werden mit Briefmarken➌ in Höhe des Portos frankiert.

Abschluss Restwert App

Paketversand
Der Artikel wird in der Restwert App aufgerufen. Die Trackingnummer➊ wird mit den letzten 4 Ziffern ergänzt.

Geht es dabei um eine Trackingnummer mit einem Fragile-Aufpreis, muss jenachdem die gesamte Nummer überschrieben werden.

Die ersten 14 Ziffern der Trackingnummer eines Standorts können in der Restwert App, im Menü Einstellungen, Standort verwalten, hinterlegt werden. Der Zugang zum Menü Einstellungen ist dem Administrator vorbehalten.
Mit dieser Trackingnummer kann auf der Webseite der Post das Paket verfolgt werden.

Briefversand
Wird der Artikel per Brief versendet, kann das Feld Trackingnr. nicht ausgefüllt werden.

Die Einstellungen werden gespeichert. In der Verlaufsliste der Restwert App wird die Checkbox Verpackt/versandbereit markiert. Die Information zum Kundenmail wird mit «Ja» bestätigt.

Verkaufsbestätigung

Auf der Verkaufsbestätigung wird das Verarbeitungsdatum und Visum➊ des Paketmachers handschriftlich festgehalten. Die Verkaufsbestätigung wird im Debitoren-Ordner abgelegt.

Häufig gestellte Fragen

  • Welche weiteren Möglichkeiten gibt es, meine Pakete zu versenden?

    Der Prozess, nach welchem sich das Nachschlagewerk richtet, geht davon aus, dass man eine Rechnungsbeziehung mit der Post hat. Die Etiketten werden über ihren Online-Shop bestellt und die frankierten Pakete dann von der Post abgeholt.

    Alternativen für die Frankierung
    Paket in der Postfiliale frankieren lassen:
    Ist die wahrscheinlich einfachste Lösung, da kein Post-Account benötigt wird. Diese Alternative ist aber zeitaufwändig, der Transport kann ziemlich umständlich sein und es besteht eine Abhängigkeit von der lokalen Postfiliale. Auch entgeht einem der Rabatt aus der nächsten Alternative.

    Etiketten selbst Erstellen und Drucken:
    Mit dieser Alternative werden die Barcodes auf der Post-Website selbständig erstellt und anschliessend mit dem eigenen Drucker (z.B. gleich auf Etiketten) gedruckt. Der grosse Vorteil ist, dass man mit diesem Prozess einen Pauschalrabatt pro Paket von der Post erhält (CHF 1.50 Stand Januar 2024). Der Prozess ist aber aufwändiger, komplizierter und fehleranfälliger.

    Etiketten über Ricardo generieren:
    Der Ricardo Frankierservice gibt unseres Erachtens keinen Sinn, da es den Prozess verkompliziert und keine Ersparnis bringt.

    Alternative zum Abholservice durch DIE POST AG
    Selber zur Post bringen:
    Die kann sich finanziell lohnen und es muss kein Post-Account vorhanden sein. Zu beachten gilt es aber, dass diese Alternative zusätzlicher Zeitaufwand bedeutet, der Transport ziemlich umständlich sein kann und eine Abhängigkeit von der lokalen Postfiliale besteht.

  • Was muss bei Fragile-Versand beachtet werden?

    Bei einem Fragile-Versand muss ein spezieller Tracking-Code verwendet werden. Dieser wird anstelle des normalen Barcodes verwendet. Bei Fragile-Versand steigen die Kosten, dies sollte jedoch bereits vorher mit dem/der Kunden:in behandelt worden sein.

  • Was muss beachtet werden, wenn der Artikel ins Ausland versendet wird?

    Bei Versand nach Liechtenstein entstehen keine Zusatzkosten. Bei Versand ins Ausland kann auf post.ch oder in der Broschüre der Post nachgeforscht werden.

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