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Belegkontrolle

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Alle Bewegungen in der Buchhaltung von Projekt Restwert sind folglich durch einen digitalen und analogen Beleg dokumentiert.

Durch eine periodische Belegkontrolle wird sichergestellt, dass die Buchhaltung (nachfolgend bexio genannt) mit der Bank (nachfolgend PostFinance) übereinstimmen. Kontrolliert werden die Bewegungen der Bank und der Kasse.

Aus Erfahrung sollte die Belegkontrolle alle 10 bis 15 Tage durchgeführt werden. Diese Periode lässt sich bei einer allfälligen Fehlersuche immer noch gut überblicken.

Der Zahlungsabgleich sollte vor Beginn der Belegkontrolle erledigt werden.

Eine zurückliegende, geprüfte und stimmige Rechnungsperiode soll bezüglich Saldi und Belege nicht mehr verändert werden.

In den nachfolgenden Ausführungen wird die Aufbereitung von Berichten in bexio nicht behandelt. Dieses Wissen wird in der Anleitung Navigation und Nutzung bexio vermittelt.

Debitorenkontrolle

Debitoren sind Bewegungen bei denen Geld eingenommen wird. Auf der Bank nimmt der Geldbestand zu.

Debitoren-Kontoauszug Bank
Als Buchungsart wird Gutschriften➊ ausgewählt. Der Kontroll-Zeitraum➋ wird ab dem Ende der letzten Prüfperiode begonnen. Am Beispiel der Bank PostFinance sieht dies folgendermassen aus:

Der aufbereitete Kontoauszug der Bank wird bedarfsgerecht ausgedruckt.

Kontenblatt Bank der Buchhaltung
In der Buchhaltung wird das Kontenblatt für die gleiche Prüfperiode aufbereitet. Dieser wird später für Debitoren- und Kreditorenkontrolle verwendet und daher ausgedruckt.

Belege zusammentragen
Die benötigten Dokumente zur Prüfung sind:

  • Debitoren-Kontoauszug Bank
  • Kontenblatt Bank der Buchhaltung
  • Debitoren Ordner

Als letzte Grundlage wird noch der Debitoren Ordner benötigt. In diesem Ordner sind zum Beispiel die Verkaufsbestätigungen, die Buchungsbelege Einzahlung am Schalter, usw. abgelegt.

Belege nach Saldoverlauf Bank ordnen
In einem ersten Schritt werden die Belege des Debitoren Ordners entsprechend der Abfolge der Gutschriften der Bank eingeordnet. Die Belegordnung folgt dem Saldoverlauf der Bank. Die Kontrolle beinhaltet folgende Tätigkeiten:

  • Mit der ersten Gutschrift beginnen
  • Name, Adresse und Betrag➋ aus Gutschrift herauslesen und mit entsprechendem Beleg im Debitoren Ordner vergleichen
  • Jede stimmige Gutschrift auf dem Bankdokument mit einem Haken➌ markieren
  • Beleg einordnen (Erster, unterster Beleg im Debitoren Ordner)
  • Vorgang bis zum Beleg des Vortags fortführen (aufsteigende Belegordnung im Debitoren Ordner)

Einzahlungen mit Verbuchungen vergleichen
In einem zweiten Schritt werden die Gutschriften der Bank (Einzahlungen) mit den Verbuchungen in der Buchhaltung verglichen. Grundlage dazu sind nochmals der Kontoauszug der Bank und neu das Kontenblatt der Buchhaltung. Die Kontrolle beinhaltet folgende Tätigkeiten:

  • Kontoauszug Bank und Kontenblatt Buchhaltung nebeneinander legen
  • Mit der ersten Gutschrift beginnen
  • Name➊ und Betrag➋ aus der Gutschrift auf dem Kontoauszug mit entsprechender Verbuchung+➋ auf Kontenblatt vergleichen
  • Jede stimmige Buchung mit einem Haken➌ markieren
  • Vorgang bis zur Buchung des Vortags fortführen (aufsteigende Verbuchung)
  • Am Ende der Kontrolle auf bexio-Ausdruck aktuelles Datum und Visum dokumentieren.

Am Beispiel von PostFinance sieht der gefilterte Kontenauszug der Bank folgendermassen aus:

Am Beispiel von bexio sieht das gefilterte Kontenblatt folgendermassen aus:

Kontenblatt Bank datieren und visieren
Am Schluss der Debitorenkontrolle wird die vollzogene Prüfarbeit direkt auf das Kontenblatt der Buchhaltung mit Datum und Visum bestätigt.

Wichtige Punkte bei der Debitorenkontrolle

  • Fehlende Belege, sollen an den standortspezifischen Ablageorten gesucht werden. Beispiele: Wo werden die Verkaufsbestätigungen bis zum Zahlungseingang gelagert? Wo liegen die Belege bis zum Zahlungsabgleich?
  • Es empfiehlt sich die Ablageorte für Belege so gering und überschaubar zu halten wie nur möglich
  • Buchungsbelege von Spenden und Überzahlungen sollen nahe an der jeweiligen Verkaufsbestätigung im Debitoren Ordner einsortiert werden. Ist die Bankeinzahlung ein einzelner Betrag, empfiehlt sich, Verkaufsbestätigung und Buchungsbeleg Spende zusammenzuheften. Die Auffindbarkeit der aufgeteilten Beträge wird dadurch vereinfacht

Kreditorenkontrolle

Kreditoren sind Bewegungen bei denen Geld ausbezahlt wird. Auf der Bank nimmt der Geldbestand ab.

Im Kreditoren Ordner werden zum Beispiel Lieferantenrechnungen (Erfolgsanteile aus Artikelverkäufen), Rechnungen von Kreditoren (Porto, Verpackungsmaterial), Belege TWINT Gebühren oder auch Quittungen aus Einkäufen vor Ort, usw. abgelegt.

Das Aufbereiten der Kreditoren (Lastschriften) in der Bankensoftware wird analog der Debitorenkontrolle durchgeführt (siehe oben).

Belege zusammentragen
Die benötigten Dokumente zur Prüfung sind:

  • Kontoauszug der Bank (nur Lastschriften/Kreditoren aussortieren)
  • Kontenblatt Bank der Buchhaltung
  • Kreditoren Ordner

Belege nach Saldoverlauf Bank ordnen
Die Belege des Kreditoren Ordners werden entsprechend der Abfolge der Lastschriften der Bank eingeordnet. Die Belegordnung folgt dem Saldoverlauf der Bank. Die Kontrolle verläuft analog der Debitorenkontrolle (siehe oben).

Belege TWINT Gebühren
Die TWINT Gebühren sind im Saldoverlauf der Bank nicht gesondert erkennbar. Zur Erinnerung: Die TWINT Gebühr wird erst aus dem Zahlungsabgleich mit der per TWINT bezahlten Rechnung erkennbar. Die TWINT Gebühr (Minusbetrag) wird mit Beleg dokumentiert und in das Aufwand Konto Bankspesen verbucht.
Als Einordnung in den Kreditorenordner wird empfohlen, alle Belege TWINT Gebühren, je Buchungsmonat aufsteigend nach Datum, zusammenzufassen und gleich nach dem Dokument Saldoverlauf Bank abzulegen. Danach folgen die restlichen Kreditorenbelege.

Auszahlungen mit Verbuchungen vergleichen
Die Kontrolle verläuft analog der Debitorenkontrolle (siehe oben).

Kontenblatt Bank datieren und visieren
Am Schluss der Kreditorenkontrolle wird die vollzogene Prüfarbeit direkt auf das Kontenblatt der Buchhaltung mit Datum und Visum bestätigt.

Wichtige Punkte bei der Kreditorenkontrolle

  • Fehlende Belege, sollen an den standortspezifischen Ablageorten gesucht werden. Wurde die Quittung vom Einkauf abgegeben? Ist die Quittung bereits in einen Beleg verarbeitet?
  • Lieferanten:innen Auszahlungen werden von der Restwert Restwert App auf einer Excel Liste (CSV Datei) zusammengefasst. In der Liste soll jede einzelne Auszahlung geprüft und mit einem Haken markiert werden
  • Bei einigen Auszahlungen mit Mehrwertsteuer stehen im Kontenblatt der Buchhaltung zwei Buchungen: eine für den Netto-Aufwand und eine für die Mehrwertsteuer. Diese zwei Buchungen sind auf geeignete Weise zu markieren, da zusammengehörend
  • Neutrale Quittungsformulare können im Kreditoren Ordner bezugsbereit eingeordnet sein

Saldokontrolle Bank

Dieser Vergleich zeigt, ob Bank und Buchhaltung übereinstimmen. Der Saldo aus der Vergleichsperiode muss auf der Bank und in der Buchhaltung gleich sein. Ungleiche Saldi weisen auf einen Buchungsfehler hin.

Am Beispiel von PostFinance findet man den Saldoverlauf über folgende Menüführung: Vermögen – Kontoauswahl – Dreipunkte Symbol – Saldoverlauf – Tabelle – Liste filtern – gesuchtes Datum eingeben:

Am Beispiel von bexio sieht der gefilterte Saldoverlauf folgendermassen aus:

Kontrolle der Kasse

Das Führen einer Kasse ermöglicht Barzahlung bei Artikelabholung im Projekt Restwert.

Im Kassen Ordner werden zum Beispiel Verkaufsbestätigungen aus Barzahlungen, Buchungsbelege von barbezahlten Spenden, Einkäufen oder Rückzahlungen usw. abgelegt.

Die Aufbereitung der Debitoren und Kreditoren der Kasse in bexio wird analog des Kontenblatts Bank der Buchhaltung aus der Debitoren- und Kreditorenkontrolle durchgeführt (siehe oben).

Belege zusammentragen
Die benötigten Dokumente zur Prüfung sind:

  • Kontenblatt Kasse der Buchhaltung (Einnahmen und Ausgaben)
  • Kassen Ordner
  • Kasse

Belege nach Saldoverlauf Kasse ordnen
Die Belege des Kassen Ordners werden entsprechend dem Buchungsdatum im Konto Kasse eingeordnet. Die Identifizierung verläuft weiterhin über Name und Betrag.

Kontenblatt Kasse datieren und visieren
Am Schluss der Kassenkontrolle wird die vollzogene Prüfarbeit direkt auf das Kontenblatt der Buchhaltung mit Datum und Visum bestätigt.

Wichtige Punkte bei der Kassenkontrolle

  • Fehlende Belege, sollen an den standortspezifischen Ablageorten gesucht werden. Beispiele: Könnte der gesuchte Beleg im Debitoren oder Kreditoren Ordner liegen? Wo werden die Verkaufsbestätigungen bis zum Zahlungseingang gelagert? Wo liegen die Belege bis zur Abholung?
  • Buchungsbelege von Spenden und Überzahlungen sollen nahe an der jeweiligen Verkaufsbestätigung im Kassen Ordner einsortiert werden. Ist die Bankeinzahlung ein einzelner Betrag, empfiehlt sich, Verkaufsbestätigung und Buchungsbeleg Spende zusammenzuheften. Die Auffindbarkeit der aufgeteilten Beträge wird dadurch vereinfacht
  • Unausgefüllte Quittungsformulare können im Kassen Ordner bezugsbereit eingeordnet sein

Kassensturz

Mit der Zählung des Geldes wird geprüft, ob die Barschaft aus der Kasse mit dem Kassenkonto der Buchhaltung übereinstimmen. Ereignen sich innert kurzer Zeit viele Kassen Bewegungen, liefert ein spontaner Kassensturz Gewissheit über den Stand der Kasse.

Münzliste
Für einen sicheren und einfachen Kassensturz empfiehlt sich der Einsatz einer Muenzliste Kassensturz.xltx. Die Datei ist dahingehend vorbereitet, dass nur in der Spalte «Anzahl» die Menge der jeweiligen Noten/Münzen eingefügt werden muss. Den Rest rechnet Excel automatisch. Die vollständig ausgefüllte Münzliste ist zu datieren und visieren. Der Beleg wird in den Kassen Ordner abgelegt.

Kassensaldo im Banking von bexio
Die Summe auf der Münzliste sollte mit dem Kontenblatt Kasse übereinstimmen. Im Menü Banking von bexio wird der aktuelle Kontosaldo der Kasse angezeigt. Dieser Kassensaldo sollte immer mit dem Geld in der Kasse übereinstimmen.

Prüffragen bei Fehler in der Kasse

  • Saldokontrolle und Kasse stimmen nicht: Wurde eine Rechnung, ein Aufwand, eine Lieferantenrechnung, eine manuelle Buchung oder eine Bankbuchung fälschlicherweise in das Konto Bank oder umgekehrt verbucht?
  • Zu viel Geld in der Kasse: Wurde Geld in die Kasse gelegt, aber nicht mit einem Beleg dokumentiert (z.B. Spende)?
  • Zu wenig Geld in Kasse: Wurde Geld aus Kasse gegeben? Die Verbuchung mittels Beleg ging jedoch vergessen (Aufwand, Lieferantenrechnung, etc.)?
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