Ce principe s’applique en comptabilité : Pas d’écriture sans pièce comptable. Par conséquent, tous les mouvements dans la comptabilité du projet Plusvalue sont documentés au moyen d’une pièce comptable numérique et analogique.
Un contrôle périodique des pièces comptables permet de s’assurer que la comptabilité (ci-après dénommée bexio) correspond à celle de la banque (ci-après dénommée PostFinance). Les mouvements de la banque et de la caisse sont contrôlés.
Selon notre expérience, le contrôle des pièces comptables doit être effectué tous les 10 à 15 jours. Il est toujours possible d’avoir une vue d’ensemble de cette période lors d’une éventuelle recherche d’erreur.
Le rapprochement des paiements doit être effectué avant le début du contrôle des pièces comptables.
Une période de facturation antérieure, vérifiée et cohérente ne doit plus être modifiée en ce qui concerne les soldes et les pièces comptables.
Les explications qui suivent ne traitent pas de la préparation des rapports dans bexio. Ces connaissances sont transmises dans les instructions Navigation et utilisation bexio.
Contrôle des débiteurs
Les débiteurs sont des mouvements pour lesquels de l’argent est encaissé. À la banque, le montant des fonds augmente.
Relevé de compte débiteurs banque
Toutes les inscriptions au débit➊ est sélectionné comme genre de comptabilisation. La période de contrôle➋ commence à la fin de la dernière période de contrôle. Dans l’exemple de la banque PostFinance, cela se présente de la manière suivante :
L’extrait de compte de la banque préparé est imprimé en fonction des besoins.
Feuille de compte Banque de la comptabilité
La feuille de compte est préparée pour la même période de contrôle dans la comptabilité. Cette feuille sera ensuite utilisée pour le contrôle des débiteurs et des créditeurs et sera donc imprimée.
Rassembler les pièces comptables
Les documents nécessaires à la vérification sont :
- Relevé de compte débiteurs banque
- Feuille de compte Banque de la comptabilité
- Dossier débiteurs
La dernière base nécessaire est le dossier des débiteurs. Ce dossier contient par exemple les confirmations de vente, les pièces comptables relatives aux encaissements au guichet, etc.
Classer les pièces comptables en fonction de l’historique du solde de la banque
Dans une première étape, les pièces comptables du dossier Débiteurs sont classées selon la séquence des avoirs de la banque. Le classement des pièces comptables suit l’historique du solde de la banque. Le contrôle comprend les activités suivantes :
- Commencer par le premier avoir
- Extraire le nom, l’adresse➊ et le montant➋ de l’avoir et les comparer avec la pièce comptable correspondante dans le dossier Débiteurs
- Marquer d’une coche➌ chaque avoir cohérent sur le document bancaire
- Classer la pièce comptable (première pièce comptable de niveau inférieur dans le dossier Débiteurs)
- Poursuivre l’opération jusqu’à la pièce comptable de la veille (classement par ordre croissant des pièces comptables dans le dossier Débiteurs)
Comparer les encaissements avec les comptabilisations
Dans une deuxième étape, les avoirs de la banque (encaissements) sont comparés aux écritures comptables. La base est de nouveau le relevé de compte de la banque et désormais la feuille de compte de la comptabilité. Le contrôle comprend les activités suivantes :
- Placer côte à côte l’extrait de compte de la banque et la feuille de compte de la comptabilité
- Commencer par le premier avoir
- Comparer le nom➊ et le montant➋ figurant sur l’avoir dans le relevé de compte avec l’écriture comptable correspondante➊+➋ sur la feuille de compte
- Marquer d’une coche➌ chaque écriture concordante.
- Poursuivre l’opération jusqu’à la comptabilisation de la veille (comptabilisation par ordre croissant)
- À la fin du contrôle sur impression bexio, consigner la date et la signature actuels.
Dans l’exemple de PostFinance, le relevé de compte filtré de la banque se présente de la manière suivante :
Dans l’exemple de bexio, la feuille de compte filtrée se présente de la manière suivante :
Dater et signer la feuille de compte Banque
À la fin du contrôle des débiteurs, le travail de vérification effectué est confirmé directement sur la feuille de compte de la comptabilité avec date et signature.
Points importants pour le contrôle des débiteurs
- Les pièces comptables manquantes doivent être recherchées dans les emplacements de stockage spécifiques au site. Exemples : Où les confirmations de vente sont-elles stockées jusqu’à la réception du paiement ? Où se trouvent les pièces comptables jusqu’au rapprochement des paiements ?
- Il est recommandé de limiter autant que possible les emplacements de stockage des pièces comptables.
- Les pièces comptables des dons et des paiements excédentaires doivent être rangés dans le dossier Débiteurs à proximité de la confirmation de vente correspondante. Si l’encaissement bancaire est un montant unique, il est recommandé de joindre la confirmation de vente et la pièce comptable Don. Cela simplifie la recherche des montants répartis.
Contrôle des créditeurs
Les créditeurs sont des mouvements dans lesquels de l’argent est versé. À la banque, le montant des fonds diminue.
Dans le dossier Créditeurs, on trouve par exemple les factures fournisseurs (parts liées au résultat des ventes d’articles), les factures créditeurs (frais de port, matériel d’emballage), justificatifs frais TWINT ou encore les quittances d’achats sur place, etc.
La préparation des créditeurs (débits) dans le logiciel bancaire est effectuée de la même manière que le contrôle des débiteurs (voir ci-dessus).
Rassembler les pièces comptables
Les documents nécessaires à la vérification sont :
- Relevé de compte de la banque (trier uniquement les débits/créditeurs)
- Feuille de compte Banque de la comptabilité
- Dossier créditeurs
Classer les pièces comptables en fonction de l’historique du solde de la banque
Les pièces comptables du dossier créditeurs sont classées selon l’ordre des débits de la banque. Le classement des pièces comptables suit l’historique du solde de la banque. Le contrôle se déroule de la même manière que le contrôle des débiteurs (voir ci-dessus).
Justificatifs des frais TWINT
Les frais TWINT n’apparaissent pas séparément dans l’historique du solde de la banque. Pour rappel, les frais TWINT ne sont identifiables qu’à partir du rapprochement des paiements avec la facture payée par TWINT. Les frais TWINT (montant négatif) sont documentés par un justificatif et comptabilisés dans le compte de charges « Frais bancaires ».
Pour le classement dans le dossier des créanciers, il est recommandé de regrouper tous les documents Frais TWINT par mois comptable, par ordre croissant de date, et de les classer juste après le document Historique des soldes bancaires. Les autres documents créanciers viennent ensuite.
Comparer les versements avec les comptabilisations
Le contrôle se déroule de la même manière que le contrôle des débiteurs (voir ci-dessus).
Dater et signer la feuille de compte Banque
À la fin du contrôle des créditeurs, le travail de vérification effectué est confirmé directement sur la feuille de compte de la comptabilité avec date et signature.
Points importants pour le contrôle des créditeurs
- Les pièces comptables manquantes doivent être recherchées dans les emplacements de stockage spécifiques au site. La quittance a-t-elle été remise par le service des achats ? La quittance est-elle déjà traitée dans une pièce comptable ?
- Les versements aux fournisseurs·seuses sont regroupés dans une liste Excel (fichier CSV) à partir de l’application Plusvalue. Dans la liste, chaque versement doit être vérifié et marqué d’une coche.
- Pour certains versements avec TVA, deux écritures comptables apparaissent dans la feuille de compte de la comptabilité : l’une pour les charges nettes et l’autre pour la TVA. Ces deux écritures doivent être marquées de manière appropriée car elles sont liées.
- Les formulaires de quittance neutres peuvent être rangés dans le dossier Créditeurs pour qu’ils soient prêts à être utilisés.
Contrôle du solde banque
Cette comparaison prouve si la banque et la comptabilité concordent. Le solde de la période de référence doit être le même en banque et en comptabilité. Des soldes inégaux indiquent une erreur de comptabilisation.
Dans l’exemple de PostFinance, on trouve l’historique du solde➊ via le menu suivant : Actifs – Sélection du compte – Symbole à trois points – Historique du solde – Tableau – Filtrer la liste – Saisir la date recherchée :
Dans l’exemple de bexio, l’historique du solde filtré se présente de la manière suivante :
Contrôle de la caisse
La gestion d’une caisse permet de payer en espèces lors du retrait de l’article dans le projet Plusvalue.
Le dossier Caisse contient par exemple des confirmations de vente provenant de paiements en espèces, des pièces comptables de dons payés en espèces, d’achats ou de remboursements, etc.
La préparation des débiteurs et des créditeurs de la caisse dans bexio est effectuée de la même manière que la feuille de compte de la banque de la comptabilité à partir du contrôle des débiteurs et des créditeurs (voir ci-dessus).
Rassembler les pièces comptables
Les documents nécessaires à la vérification sont :
- Feuille de compte Caisse de la comptabilité (recettes et dépenses)
- Dossier Caisse
- Caisse
Classer les pièces comptables en fonction de l’historique du solde de la caisse
Les pièces comptables du dossier Caisse sont classées dans le compte Caisse en fonction de la date de comptabilisation. L’identification continue à se faire par le nom et le montant.
Dater et signer la feuille de compte Caisse
À la fin du contrôle de caisse, le travail de vérification effectué est confirmé directement sur la feuille de compte de la comptabilité avec date et signature.
Points importants pour le contrôle de caisse
- Les pièces comptables manquantes doivent être recherchées dans les emplacements de stockage spécifiques au site. Exemples : La pièce comptable recherchée pourrait-elle se trouver dans le dossier Débiteurs ou Créditeurs ? Où les confirmations de vente sont-elles stockées jusqu’à la réception du paiement ? Où se trouvent les pièces comptables avant le retrait ?
- Les pièces comptables des dons et des paiements excédentaires doivent être rangées dans le dossier Caisse à proximité de la confirmation de vente correspondante. Si l’encaissement bancaire est un montant unique, il est recommandé de joindre la confirmation de vente et la pièce comptable Don. Cela simplifie la recherche des montants répartis.
- Les formulaires de quittance non remplis peuvent être rangés dans le dossier Caisse pour qu’ils soient prêts à être utilisés.
Vérification de la caisse
Compter l’argent permet de vérifier si les espèces de la caisse correspondent au compte de caisse de la comptabilité. Si de nombreux mouvements de caisse se produisent sur une courte période, une vérification spontanée de la caisse permet d’avoir des certitudes.
Liste des pièces de monnaie
Pour une vérification sûre et simple de la caisse, il est recommandé d’utiliser la Liste de pièces de monnaie de vérification de caisse.xltx. Le fichier est préparé de telle sorte que seule la quantité des billets/pièces concernés doit être insérée dans la colonne « Nombre ». Excel calcule automatiquement le reste. La liste des pièces dûment remplie doit être datée et signée. La pièce comptable est stockée dans le dossier Caisse.
Solde de caisse dans le menu Banking de bexio
La somme sur la liste des pièces de monnaie doit correspondre à la feuille de compte de la caisse. Le solde actuel du compte de la caisse s’affiche dans le menu Banking de bexio. Ce solde de caisse doit toujours correspondre à l’argent présent dans la caisse.
Questions de contrôle en cas d’erreur à la caisse
- Le contrôle du solde et la caisse ne correspondent pas : Une facture, des frais, une facture fournisseur, une écriture manuelle ou une écriture bancaire ont-ils été comptabilisés par erreur dans le compte bancaire ou inversement ?
- Trop d’argent dans la caisse : L’argent a-t-il été placé dans la caisse sans être documenté par une pièce comptable (par ex. don) ?
- Trop peu d’argent dans la caisse : De l’argent a-t-il été versé depuis la caisse ? La comptabilisation au moyen d’une pièce comptable a-t-elle toutefois été oubliée (dépenses, facture fournisseur, etc.) ?