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Sammelrechnung

Eine Sammelrechnung entsteht, weil ein/eine Kunde:in bereits eine offene Rechnung hat und innerhalb eines kurzen Zeitraums einen zweiten oder weitere Artikel ersteigert.

Mit einem Sammelversand kann der/die Kunde:in Porto und Versandkosten sparen, Projekt Restwert gibt sich mit diesem Angebot kundenfreundlich und umweltbewusst. Die AGBs von Ricardo verpflichten einen gewerblichen Händler wie Projekt Restwert jedoch nicht zum Sammelversand.

Diese Anleitung ist ein abzweigender Prozess aus der Anleitung Rechnung & Verkaufsbestätigung. Dementsprechend werden die Handlungsschritte Umgang mit einem Ricardo Info Mail, Artikelverkauf in der Restwert App und das Erstellen einer Rechnung in der Buchhaltung vorausgesetzt.

Artikel in der Restwert App erfasst

In der Restwert App sind alle Angaben über den neuen Artikel vorhanden:

  • Verkaufspreis ist in der Restwert App eingetragen
  • Kunde:in ist mit dem ersteigerten Artikel verknüpft
  • Verlaufsliste bis zur Checkbox «Verkaufspreis/Kunde:in» abgehakt

Kunde:in hat eine offene Rechnung

Jeder Artikelverkauf wird in eine Rechnung eingearbeitet. Folglich muss auch jedes Mal geprüft➊ werden, ob allenfalls bereits eine offene Rechnung (Offene Posten) besteht. Ein Klick führt in die Rechnung hinein.

Gesamtgewicht der Artikel ermitteln

Mit Blick auf das künftige Paket interessiert, ob die bisher verbuchten Versandkosten nach wie vor stimmen. Mehrere Artikel im gleichen Paket können zu veränderten Versandkosten führen. Folgende Arbeitsschritte sind somit nötig:

  • Bisherige Verkaufsbestätigung(en) beschaffen (Belege aufsteigend ordnen)
  • Auf bisherigen Verkaufsbestätigungen ein Kreuz in die Checkbox «Sammelrechnung» setzen
  • Das Gewicht aller Artikel zusammenzählen (gemäss den Angaben in der Restwert App)
  • Gesamtgewicht notieren

Rechnung erneut bearbeiten

Die offene Rechnung muss zur Ergänzung mit weiteren Artikel in den Status Entwurf (graue Markierung) zurückgestellt werden. Dieser Vorgang geschieht über das Menü Statusaktionen, Rechnung erneut bearbeiten➊.

Standardposition hinzufügen

Die offene Rechnung, nun wieder im Status Entwurf (graue Markierung), wird mit dem neuen Artikel ergänzt. Dazu wird eine weitere Standardposition in die Rechnung eingefügt. Diese Handlungsweise ist bereits vom Erstellen einer neuen Rechnung bekannt. Nach der Speicherung der Standardposition aktualisiert bexio die Rechnung automatisch. Die Rechnung steht im Status Entwurf (graue Markierung).

Porto und Verpackung prüfen/anpassen

Je nach Gesamtgewicht muss die offene Rechnung mit einer höheren Portokategorie ergänzt werden. Prüfen:

  • Rechnung hat keine Versandkosten
    Die Artikel werden abgeholt -> Die Rechnung erfährt keine Anpassung
  • Gesamtgewicht übersteigt Portokategorie nicht
    Die Versandkosten werden nicht angepasst
  • Gesamtgewicht übersteigt Portokategorie
    Die Rechnung wird angepasst.
    Position mit dem Symbol Löschen➊ entfernen
    Höhere Versandkosten einfügen, wie unter «Neue Rechnung erstellen»

Nach der Speicherung der Produktposition aktualisiert bexio die Rechnung automatisch. Die Rechnung steht im Status Entwurf (graue Markierung).

Zahlungskonditionen anpassen

Durch mehrere Artikelkäufe, allenfalls zusätzlich verteilt über mehrere Tage, erstreckt sich die Zahlungsfrist laufend. Damit der/die Kunde:in immer acht Tage Zeit hat, seine Rechnung zu bezahlen, erstreckt sich die Zahlungsfrist stets um das Datum des letzten ersteigerten Artikels (Datum Ricardo Info Mail). Das automatische Mahnwesen aktualisiert sich ohne Zutun.

Durch Anpassen der Zahlungskonditionen wird vermieden, dass dem/der Kunde:in vorzeitig eine Mahnung zugestellt wird. Die Anleitung Mahnwesen gibt hierzu weitere Informationen.

Folgende Schritte sind nötig:

  • Register «Konditionen»➊ öffnen
  • Feld «Datum» gibt an, wann der erste Artikel ersteigert wurde
  • Feld «Zahlbar bis» öffnen
  • Zum Tag heute, acht Tage hinzuzählen
  • «Eingabe speichern«➌ drücken

Verkaufsbestätigung

Auch der neu ersteigerte Artikel wird mit einer Verkaufsbestätigung dokumentiert. Die Herstellung des Belegs erfolgt wie in der Anleitung Rechnung & Verkaufsbestätigung beschrieben.

Da diese Verkaufsbestätigung zu einer Sammelrechnung gehört wird das Dokument zusätzlich mit den folgenden Kriterien ergänzt:

  • Neue Verkaufsbestätigung zu den bisherigen Verkaufsbestätigungen hinzufügen
  • Belege aufsteigend ordnen (neuster Beleg oben)
  • Gutzeichen in der Restwert App bei Sammelrechnung➊ setzen
  • Addiertes Gesamtgewicht➋ aller Artikel der Sammelrechnung in die neue Verkaufsbestätigung eintragen (mit Signaturtool Adobe Acrobat Reader)

Sammelrechnung fertigstellen

Der Abschluss der Sammelrechnung vollzieht sich ab hier gleich wie in der Anleitung Rechnung & Verkaufsbestätigung beschrieben. Es sind noch zwei Prozessschritte ausstehend:

  • Rechnung fertigstellen
  • Abschluss und Ablage
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