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Rechnung & Verkaufsbestätigung

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Sobald ein Artikel auf Ricardo verkauft ist, wird dem/der Kunden:in eine Rechnung zugestellt. Diese muss laut Ricardo-AGB innert 7 Tagen versendet werden.

Zur Dokumentation des internen Verarbeitungsprozesses wird zusätzlich zur Rechnung eine Verkaufsbestätigung erstellt. Die Verkaufsbestätigung lenkt den Prozess von der Rechnungsstellung bis zum Versand des Artikels. Das Dokument dient zudem als digitaler und analoger Debitorenbeleg.

Artikelverkauf gemäss Ricardo Info Mail

Wird ein Artikel von Projekt Restwert ersteigert, bestätigt Ricardo dies automatisch mit einer E-Mail. Erkennbar ist das Mail am Betreff «Ricardo Info».

Aus diesem Ricardo Info Mail wird die Artikelnummer➊ kopiert. Diese Nummer steht im Betreff des Mails, wie auch im Artikelbeschrieb.

Am unteren Ende des Ricardo Info Mails befindet sich der Link Abschnitt «Verkauft»➊.

Ein Klick auf den Link führt direkt zu den Informationen des verkauften Artikels auf Ricardo.

Informationen aus der Verkaufsübersicht bei Postversand
Aus der Verkaufsübersicht interessieren: der Preis➊, die Lieferadresse➋ und die Kontaktdaten➌.

Weicht die Lieferadresse➋ von den Kontaktdaten➌ ab, müssen die Kontaktdaten der Ricardo Kaufbestätigung entnommen werden (Link «Kaufbestätigung ansehen«, am unteren Rand der Verkaufsübersicht).

Informationen aus der Verkaufsübersicht bei Abholung
Bei Abholung sind die Kontaktdaten des Kunden in der Rubrik «Verkauft an» nicht vollständig ersichtlich. Strasse, Postleitzahl und Ort fehlen. Über den Link Kaufbestätigung ansehen➊ kommt man zu den gewünschten Angaben.

Aus der Kaufbestätigung interessieren: der Preis➊, die Kontaktdaten➋, und die Lieferadresse➌.

Artikelverkauf in der Restwert App

Artikel suchen
Mit der zuvor kopierten Artikelnummer➊ wird der Artikel im Bearbeitungsmodus➋ aufgerufen.

Zwei Kontrollen sind vor dem weiteren Verarbeiten empfehlenswert:

  • Stimmt das Porto➊ in Bezug zum Gewicht➊?
  • Sind unter Stückzahl➋ mehr als 1 Stück eingetragen? Dann hilft die Anleitung Mehrfachartikel weiter.

Verkaufspreis eintragen
Der Verkaufspreis➌ wird aus den Verkaufsinformationen im Ricardo Info Mail entnommen.

Kunde:in eintragen
Im Kontaktfeld «Kunde:in» wird nach dem Namen gesucht. Ist der Kontakt bereits vorhanden, schlägt die Restwert App den Kontakt automatisch vor. Dabei ist wichtig, dass der Name sowie die restlichen Angaben mit den Informationen von Ricardo übereinstimmen.

Wird von der Restwert App kein Kontakt vorgeschlagen, wird im Kontext-Menu die Schaltfläche Neu➊ angewählt.

Für die untenstehende Maske der Restwert App werden die Kontaktdaten aus Ricardo übernommen.

Sind die Kontaktdaten erfasst, wird der Kontakt mit Speichern➊ direkt als Kunde:in im entsprechenden Artikel sichtbar.

Verlaufsliste in der Restwert App nachführen
Die zwei letzten Verarbeitungsschritte werden mit je einem Haken in die Checkboxen Artikel verkauft➊ und Verkaufspreis/Kunde:in erfasst➋ bestätigt.

Rechnung in der Buchhaltung

Wer einen Artikel bei Projekt Restwert kauft, erhält eine Rechnung mit allen Zahlungsinformationen. Die Rechnung wird in der Buchhaltungssoftware bexio erstellt und dem/der Kunden:in per Mail zugestellt. Wie in der Restwert App, werden dazu die Angaben zu Kontakt, Zahlung und Lieferung benötigt.

Im Browser wird bexio in einem neuen Tab geladen.

Der Weg führt über das Menü Verkauf, Rechnungen, zum Register «Alle». Bildlich ist der Weg in der Anleitung Navigation und Nutzung bexio wiedergegeben.

Kontaktsuche
Im Suchfeld➊ wird der Name des/der Kunde:in eingegeben.

bexio zeigt in der Listung auf, ob der/die Kunde:in bereits eine offene Rechnung hat. Sollte eine offene Rechnung (blauer Status) oder eine teilweise bezahlte Rechnung (oranger Status) vorhanden sein, muss der Prozess gemäss der Anleitung Sammelrechnung fortgesetzt werden.

Werden keine offenen Rechnungen (Offene Posten) angezeigt oder die bisherigen Rechnungen sind bezahlt (grüner Status), wird auf die Schaltfläche Neue Rechnung➋ geklickt.

Empfängeradresse der Rechnung erfassen
Der Name des/der Kunde:in wird ins Suchfeld Kontakt➊ eingetragen. Existiert dieser noch nicht, schlägt bexio automatisch die Neuerfassung über die Schaltfläche Neuer Kontakt➋ vor.

Die Angaben zum Kontakt werden wie folgt eingefügt:

Kontakt und Titel für die Rechnung erfassen
Der Name des/der Kunde:in wird ins Feld Kontakt➊ eingetragen. Der Titel➋ wird eingetragen, im nachfolgenden Bild ein Beispiel. Die Schaltfläche Weiter➌ führt zur Erfassungsmaske der Rechnung.

Standardposition erfassen
Die Erfassungsmaske verlangt folgende Texteingaben:

➊Die Beschreibung enthält Artikelnummer und Titel des Artikels gemäss Restwert App

➋Die Anzahl beträgt in der Regel 1

➌Die Einheit ist Stück (Stk)

➍Verkaufspreis des Artikels (ohne Porto) gemäss Restwert App und Ricardo Info Mail

Mit Speichern➎ wird die Standardposition der Rechnung hinzugefügt.

Produktposition einfügen
Über die Schaltfläche Produktposition hinzufügen➊ öffnet sich die Position. Mit Klick in das Kontext-Menu➋ werden die hinterlegten Porto Formate angeboten.

Aus dem Dropdown-Menü➌ wird das passende Porto Format gemäss Restwert App und Ricardo Info Mail bestimmt.

Über Produkt importieren➊ wird das ausgewählte Produkt (Porto Format) in die Rechnung importiert.

Mit Speichern➊ wird die Einfügung von Porto und Versandkosten abgeschlossen.

Verkaufsbestätigung erstellen

Wie einleitend erwähnt, ist die Verkaufsbestätigung ein Beleg, welcher den Verarbeitungsprozess des gekauften Artikels dokumentiert und schliesslich in der Buchhaltung als digitaler und analoger Debitorenbeleg dient.

Die Verkaufsbestätigung wird erstellt, indem auf Verkaufsbestätigung drucken➊ geklickt wird. Die Verkaufsbestätigung steht nur dann zur Verfügung, wenn alle vorangehenden Prozessschritte abgearbeitet sind.

Datum aus Ricardo Mail, bexio Rechnungsnummer und Kürzel einfügen
Als erstes wird das Datum➊ aus dem Ricardo Verkaufs-Mail herauskopiert und wird zum Einfügen in die Verkaufsbestätigung bereitgehalten.

Es wird empfohlen, die Verkaufsbestätigung in der Software Adobe Acrobat Reader zu anzuzeigen. Dieses Programm stellt ein Werkzeug zum digitalen Ausfüllen und Signieren➊ in PDF Dateien zur Verfügung.

Datum➊, Rechnungsnummer➋ und Signatur➌ (Kürzel) werden mit dem oben genannten Tool in die Verkaufsbestätigung eingetragen.

Verkaufsbestätigung abspeichern

Die Verkaufsbestätigung wird mit der Schaltfläche Speichern➊ in einen Datei Ordner➋ abgespeichert.

Rechnung fertigstellen

Verkaufsbestätigung in Rechnung hochladen
Über Anhang➊, Dateien hochladen➋ wird die Verkaufsbestätigung (PDF-Datei) in die bexio Rechnung eingefügt.

Rechnung verbuchen
Über Rechnung ist gestellt➊ wird der Aufbau der Rechnung abgeschlossen. Bexio verbucht im Hintergrund die Rechnung und ändert den Status➋ der Rechnung von Entwurf zu Offen.

Rechnung per E-Mail versenden
Über Rechnung per E-Mail versenden➌ wird der Versand der Rechnung via Mail vorbereitet.

Im Kontext-Menu unter Vorlage anwenden➊, wird aus drei Optionen die Variante «Rechnung bei Versand» ausgewählt, dann Rechnung versenden➋. Die E-Mail wird mit dem angepassten Text, inkl. Rechnung im Anhang, an den/die Kunden:in verschickt.

Abschluss und Ablage

Die Abschlussarbeiten des Artikelverkaufs sind:

  • Verlaufsliste in der Restwert App nachführen
    Haken in die Checkboxen Rechnung erstellt/gesendet und Verkaufsbestätigung erledigt setzen
  • Ricardo Info Mail im Outlook archivieren
    Mail in den entsprechenden Mail Ordner verschieben
  • Digitale Verkaufsbestätigung ausdrucken
    Dokument im Hochformat ausdrucken
  • Verkaufsbestätigung zwischenlagern bis Zahlung eingegangen ist
    Papierbeleg in entsprechende Zwischenablage legen (z.B. Ablagefächer, Pultordner)
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