Mit den drei Verfahren Gutschrift, Rückerstattung und Rückbuchung werden Rechnungsbeziehungen überarbeitet. Bei Gutschrift und Rückerstattung wird Geld zurückbezahlt. Bei Rückbuchung muss eine überfällige, unbezahlte Rechnung zurückgebucht werden.
Gutschrift
Eine Gutschrift kommt zustande, wenn der gekaufte Artikel nicht den Erwartungen entspricht oder der Verkauf nicht wie gewünscht ablief.
Als Erstes müssen die Bankdaten des/der Kunden:in eingeholt und dem entsprechenden bexio Kontakt hinterlegt werden.
In einem zweiten Schritt wird in bexio unter Verkauf eine neue Gutschrift erfasst. Im Suchfeld Kontakt➊ wird der Name des/der Kunden:in eingegeben. Der Titel➋ soll die Rückverfolgbarkeit zur betreffenden Rechnung ermöglichen (Beispiel: Gutschrift aus RE-04880, Max Muster). Die Eingaben werden mit der Schaltfläche Weiter➌ bestätigt.
Standardposition und Produktposition➊ des Artikels werden aus der Rechnung übernommen. Die Geldbeträge können je nach Vereinbarung mit dem/der Kunden:in variieren. Die Schaltfläche Gutschrift ist gestellt➋ speichert den Eintrag.
Ein Buchungsbeleg wird nach betrieblicher Norm erstellt. Der Beleg wird der Gutschrift als PDF-Datei angefügt. Beleg ausdrucken und im Kreditorenordner ablegen. Nachfolgend ein Beispiel:
Über den Reiter Zahlungsausgänge & Rechnungen➊ wird ein manueller Neuer Zahlungsausgang➋ erfasst.
Das entsprechende Konto➌ wird ausgewählt. Eintrag speichern➍.
Mit obiger Gutschrift wurde noch kein Zahlungsauftrag an den/die Kunden:in ausgelöst!
Der Zahlungsauftrag wird erfasst unter: Banking > Zahlungsausgänge > Neue Zahlung
Über das Pflichtfeld Name Zahlungsempfänger➊ wird nach dem Kontakt gesucht.
Mit dem Kontakt fügen sich auch die hinterlegte IBAN-Nummer und die Adresse in die Erfassungsmaske ein.
Folgende Anpassungen sind noch zu erledigen:
➋Entsprechender Betrag eingeben
➌Ausführungsdatum der Zahlung auswählen
➍Mitteilung an den/die Empfänger:in einfügen
➎Zahlungsauftrag erstellen (stellt die Gutschrift in die Zahlungsausgänge)
Der Zahlungsauftrag erscheint im bexio Banking unter Zahlungsausgänge und kann von dort aus an die Bank des/der Kunden:in übermittelt werden.
Anlässlich des nächsten Zahlungsabgleichs kann die Transaktion (überwiesener Betrag gemäss Gutschrift) «ignoriert» werden. Denn Transaktionen können nicht auf Gutschriften abgeglichen werden.
Rückerstattung
Eine Rückerstattung wird nötig, wenn der/die Kunde:in bei der Einzahlung zu viel Geld überwiesen hat. Hierzu wird in bexio unter Einkauf, Lieferantenrechnungen eine neue Rechnung erstellt.
Titel➊, Fälligkeitsdatum➋, Buchungskonto➌ und Betrag➍ werden eingegeben bzw. angepasst. Der Steuersatz➎ ist vorsteuerfrei. Die Rechnung Als offen markieren➏. Nachfolgend ein Beispiel:
IBAN-Nummer➊, Ausführungsdatum➋ und die Nachricht an Empfänger➌ werden eingetragen bzw. geändert. Zahlungsauftrag erstellen➍ anklicken. Nachfolgend ein Beispiel:
Ein Buchungsbeleg wird nach betrieblicher Norm erstellt. Der Beleg wird der Lieferantenrechnung als PDF-Datei angefügt. Beleg ausdrucken und im Kreditorenordner ablegen.
Die Rückzahlung erscheint in den Zahlungsausgängen und kann von dort aus an die Bank übermittelt werden.
Rückbuchung
Eine Rückbuchung wird notwendig, wenn der ersteigerte Artikel nach Ablauf der Mahnfristen immer noch nicht bezahlt wurde. Die Rechnung ist offen bzw. überfällig.
Im Menü Verkauf, Rechnungen, wird die überfällige Rechnung ausgewählt. Menü Mahnungen➊ auswählen. Die Schaltfläche Rechnung auf «nicht bezahlt» setzen➋ anklicken.
Die nicht bezahlte Rechnung wird in den Status Nicht bezahlt➊ gestellt. In den Debitoren und in der Erfolgsrechnung wird die Rechnung ausgebucht, bleibt aber als nicht bezahlte Rechnung sichtbar. Die Ausbuchung kann über Nicht bezahlt zurücksetzen➋ rückgängig gemacht werden.
Häufig gestellte Fragen
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Was passiert nach der Rückbuchung mit der Verkaufsbestätigung?
Die ausgedruckte Verkaufsbestätigung kann entsorgt werden, da diese nach der Stornierung auf Ricardo und Rückbuchung in bexio nicht mehr gebraucht wird.