Mit der Auszahlung wird dem/der Lieferanten:in der vereinbarte Anteil vom Verkaufspreis ausgezahlt.
Download CSV-Datei
Im Auszahlungsmenu➊ in der Restwert App wird die CSV-Datei heruntergeladen➋ und darauffolgend geöffnet. Die CSV-Datei wird nachfolgend «Exportliste» genannt.
Exportliste bearbeiten
In der Exportliste sind nun alle zu bezahlenden Lieferanten:innen aufgelistet. Diese Datei wird am Ende der Auszahlung ausgedruckt und als Kreditorenbeleg verwendet. Auf der Liste können die einzelnen Lieferantenrechnungs-Nr. (LR-00000) eingetragen werden. Im FAQ ist eine kurze Anleitung enthalten, wie man die Liste übersichtlicher gestalten kann.
Download Auszahlungsbescheinigung
Die erste Auszahlungsbescheinigung➊ wird heruntergeladen. Es gilt zu beachten, dass Verkäufe vom Projekt Restwert nicht ausbezahlt werden.
Kontakt auswählen
In bexio unter Einkauf, Lieferantenrechnungen wird eine neue Lieferantenrechnung erfasst. Der Kontaktname wird im Suchfeld➊ eingegeben und eine neue Rechnung➋ erfasst.
Ist der Kontakt noch nicht in bexio vorhanden, wird dieser erstellt➌.
Erfassung neuer Kontakt
Die Kontaktinformationen werden ausgefüllt. Die Informationen befinden sich in der Restwert App.
Der Kontakt wird aufgerufen. Unter Bankverbindung➊ wird ihm ein Bankkonto hinzugefügt➋.
Bankbezeichnung➊ und IBAN➋ aus der Restwert App werden eingetragen.
Lieferantenrechnung erstellen
Das untere Bild dient als Beispiel für die Erstellung der Rechnung. Einige der Daten sind standortabhängig.
➊Der Titel dient zur Wiedererkennung
➋Das Fälligkeitsdatum ist für die interne Nachverfolgung und sollte nicht auf ein Wochenende fallen
➌Das korrekte Aufwandskonto wird ausgewählt
➍Auf Auszahlungen kann keine Vorsteuer abgezogen werden
➎Betrag gemäss Auszahlungsbescheinigung eingeben
➏Rechnung als offen markieren
Auszahlungsbescheinigung einfügen
Die PDF-Datei der heruntergeladenen Auszahlungsbescheinigung wird der Rechnung als Beleg➊ beigefügt.
Zahlung erfassen
Die IBAN wird über das Suchfeld➊ eingefügt. Das Ausführungsdatum➋ wird auf in zwei Tagen gesetzt und sollte nicht auf ein Wochenende fallen. «Projekt Restwert.-» wird als Nachricht an Empfänger➌ eingetragen.
Der Vorgang vom Download der Auszahlungsbescheinigung bis zur Erfassung der Zahlung wird nun für jeden/jede Lieferanten:in wiederholt.
Zahlungsfile an Bank übermitteln
Alle Lieferantenrechnungen wurden erstellt und der Zahlungsliste hinzugefügt. Nun wird unter dem Register Banking die Schaltfläche Zahlungsausgänge anzeigen➊ gewählt.
Alle Zahlungsausgänge➊ werden angewählt. Der totale Zahlungsbetrag➋ muss mit dem aus dem Auszahlungsmenü der Restwert App übereinstimmen. Auszahlungen an Projekt Restwert selber werden nicht mit einberechnet. Ist alles korrekt, werden die Zahlungen übermittelt➌.
Abschluss Restwert App
Checkbox➊ unter Abschliessen aktivieren. Die E-Mail➋ an den/die Lieferanten:in kann versendet werden. Die Restwert App markiert in der Verlaufsliste automatisch die Checkbox Artikel abgeschlossen.
Exportliste ausdrucken. Liste im Kreditorenordner ablegen.
Häufig gestellte Fragen
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Wie kann ich die CSV Datei Auszahlungsdatenexport anpassen?
Durch Formatieren kann die heruntergeladene CSV Datei zu einem aussagekräftigen und gut lesbaren Kreditoren Sammelbeleg aufbereitet werden. Dazu sind folgende Schritte nötig:
- Datei Auszahlungsdatenexport steht in den Downloads des eigenen Rechners
- CSV Datei in das Excel Format *.xlsx speichern. Der Dateiname bleibt gleich. Hinweis: Formatierungen bleiben nur im Excelformat erhalten
- Arbeitsmappenansicht von Normal zu Seitenlayout ändern
- Listentitel «Auszahlungsbeleg tt.mm.jjjj» aus der Zelle A1 ausschneiden und in die Kopfzeile Mitte einfügen. Nach Wunsch Schriftgrösse und Fettschrift verändern
- Spalte G markieren und mit Fettschrift hervorheben
- Seitenumbrüche in die Liste einfügen; da wo nötig
- Total der Verkäufe von Projekt Restwert aus Spalte G nach Spalte F verschieben. Der Erfolgsanteil wurde bereits mit der Bezahlung durch den/die Kaufkunden:in verbucht.
- Excel Formel SUMME in das Gesamttotal von Lieferant Projekt Restwert setzen. Das Gesamttotal steht am Ende der Liste
- Seitennummerierung in Fusszeile einfügen: Am unteren Ende der Excel-Tabelle die Zone Fusszeile anklicken. Menü Kopf- und Fussziele anwählen. Aus der Gruppe Kopf- und Fusszeilenelemente Seitenzahl und Anzahl der Seiten einfügen (Beispiel: Seite &[Seite] von &[Seiten])
Der aufbereitete und ausgedruckte Auszahlungsbeleg dient während der Lieferantenauszahlung als Hilfspapier für Handnotizen.
Der digitale Auszahlungsbeleg wird mit den Nummern der Lieferantenrechnungen Rechnungs-Nr➊ aus bexio ergänzt (im Beispiel unten: LR-02162). Die LR-Nummer mit Fettschrift hervorheben. Dieser Eintrag begünstigt ein schnelles Auffinden der Auszahlung anlässlich des Zahlungsabgleichs im bexio Banking.
Der aufbereitete Auszahlungsbeleg wird im Kreditorenordner abgelegt. Er steht anstelle der einzelnen Auszahlungsbescheinigungen.
- Datei Auszahlungsdatenexport steht in den Downloads des eigenen Rechners