Auftragsabwicklung mit der Dispothek

Dispothek

In der Dispothek findet die gesamte Administration rund um die Auftragsabwicklung statt. Hier kommen die Bestellungen rein, werden an die Ateliers zugewiesen und abgeschlossen. Die Ateliers sehen hier nur die ihnen zugewiesenen Bestellungen, das Grundlagenwerk hat weitergehende Möglichkeiten zur Bearbeitung der Bestellungen und kann interne Notizen hinzufügen.

Login und Benutzer

Bei Eröffnung eines Ateliers erstellt das Grundlagenwerk ein Benutzerprofil mit einer Mailadresse. Die Mailadresse muss für die Betriebsleitung des Ateliers zugänglich sein. Die Bearbeitung der Bestellungen kann auch durch Teilnehmende durchgeführt werden.

Link zur Login-Seite: http://www.tufty.ch/dispothek
Benutzername: E-Mail-Adresse oder Atelier-Ort
Passwort: Individuell durch Grundlagenwerk zugewiesen und mitgeteilt

Allgemeine Informationen

Kommunikation intern/extern: Die Ateliers selbst nehmen keinen Kontakt zur Kundschaft auf, dieser Kontakt findet nur durch das Grundlagenwerk statt. Bitte die entsprechenden Funktionen in der Dispothek, ohne Absprache, nicht benutzen.
Datenschutz: In der Dispothek werden Daten von Kund*innen gespeichert und sind ersichtlich. Diese Daten sind ausschliesslich für Versandzwecke zu verwenden. Sie dürfen nicht anderweitig verwendet oder weitergegeben werden. Ebenso dürfen auch die eingereichten Zeichnungen (oder andere Produktionsvorlagen) nicht für weitere Zwecke verwendet werden. Die Urheberrechte dafür liegen immer bei der Kundschaft.
Support und Fragen: Bei Fragen zu einzelnen Bestellungen kann auf das Mail mit den Bestelldetails geantwortet werden, dann sind zugehörige Fragen im Mailverlauf gespeichert. Allgemeine Fragen zum Produktionsablauf und der Auftragsabwicklung können jederzeit an die E-Mail-Adresse bestellung@tufty.ch gerichtet werden.

Ablauf eines Auftrags in der Dispothek

1. Bestellung wird durch das Grundlagenwerk zugewiesen: Das entsprechende Atelier erhält eine E-Mail mit allen nötigen Produktionsinfos. Bei Fragen kann auf die E-Mail geantwortet werden.
   
2. In der E-Mail sind standardmässig folgende Informationen enthalten:
   • Bestellnummer und -datum
   • Bestelltes Produkt (Hier auf Unterschiede achten, z.B. Acryl und Wolle)
   • Bei Produkten mit einer Produktionsvorlage kann diese hier bei Klick auf den Link heruntergeladen werden. Diese Datei ist die unbearbeitete Originaldatei, die von der Kundschaft hochgeladen wurde.
   • Informationen zur Bezahlung können ignoriert werden.
   • Beim Punkt «Lieferung» ist darauf zu achten, ob die Bestellung versendet werden soll, oder, ob eine Abholung im Atelier vorgesehen ist.
   • Unter «Anmerkungen» sind zusätzliche Informationen der Kundschaft ersichtlich.
   • Zuunterst sind die Rechnungs- und Versandadresse zu finden. Bitte bei unterschiedlichen Adressen, immer Versandadresse verwenden für die Erstellung der Post-Etiketten.
3. Zusätzliche interne Informationen durch das Grundlagenwerk:
   • Teilweise kann das Grundlagenwerk erweiterte interne Produktionsinformationen zu den Bestellungen hinzufügen, diese werden zuoberst im Mail angezeigt. Bitte diese Notizen mit Anmerkungen der Kundschaft vergleichen und bei Fragen beim Grundlagenwerk nachfragen.
   • Bei komplexen, oder schlecht digitalisierten, von der Kundschaft hochgeladenen Produktionsvorlagen kann das Grundlagenwerk die Vorlage bearbeiten oder eine Korrektur von der Kundschaft verlangen. Diese Vorlage wird dann ebenfalls zuoberst in der E-Mail zum Download angezeigt. Falls dies der Fall ist immer diese Vorlage verwenden und nicht die unter den Bestelldetails ersichtliche.
4. Alle Informationen, die in der E-Mail zu finden sind, sind auch jederzeit in der Webandwendung der Dispothek (http://www.tufty.ch/dispothek) zu finden. Hier können auch Bestellungen gefiltert und Statusänderungen eingetragen werden. Ansonsten bitte keine Änderungen vornehmen.
   
5. Vorbereitung der Produktionsvorlage: Da nicht alle Ateliers mit den gleichen Verfahren arbeiten, um die Vorlagen auf die Teppiche zu übertragen variieren hier die Techniken. Die Betriebsleitungen können selbst entscheiden, welche Abläufe für sie am passendsten sind (je nach Kenntnissen und Kapazitäten).
   1. Produktionsvorlage über den Link im E-Mail oder der Webanwendung herunterladen.
   2. Vorlage gegebenenfalls bearbeiten (Entweder in Profi-Programmen oder einfachen Standardprogrammen, wie z.b. «Vorschau» (Mac). Die Art und Weise ist hier der Betriebsleitung überlassen. Die Zeichnung kann entweder digital, oder beim Aufzeichnen auf das Trägermaterial auf dem Tuftingrahmen durch Teilnehmende (in Absprache mit Betriebsleitung) vereinfacht werden. Einfache Adaptionsmöglichkeiten sind z.B. Zuschneiden, Freiform (Teppichkante) zeichnen, Helligkeit und Kontrast o.ä.. Alle Produktionsvorlagen sind unterschiedlich und brauchen evtl. spezielle «Behandlungen». Bei Fragen kann sich jederzeit an das Grundlagenwerk gewendet werden.
      Zur Skalierung kann z.B. die Website https://posterizer.online/rasterbator/ verwendet werden.
   3. Wichtig: Vorlage allenfalls spiegeln! (bei Ausdruck der Vorlage auf Papier)
   4. Evtl. Produktionsblatt erstellen: Das Grundlagenwerk empfiehlt für jede Bestellung ein Produktionsblatt zu erstellen. Wenn hilfreich, kann hier eine Vorlage heruntergeladen werden: Tufty_Produktionsblatt_Vorlage
6. Versandvorbereitung: Der Versand wird im Moment noch durch die Ateliers selbst organisiert. Hierfür können die eigenen Versanddienstleister genutzt werden. Wir empfehlen die Post. Der Versand erfolgt an die Versandadresse der Bestellung. Eine detaillierte Anleitung zur Verpackung und Etikettierung sind im Beitrag zum Produktionsablauf zu finden. Das Grundlagenwerk ist daran eine allgemeine Versandmöglichkeit und Etikettenerstellung zu implementieren, diese ist jedoch noch nicht soweit. Bei Abholung im Atelier wird die Bestellung je nach Wunsch der Kundschaft mit oder ohne Verpackung abgegeben.
7. Abschluss einer Bestellung: Wenn eine Bestellung abgeschlossen ist, muss in der Webandwendung der Status auf «Abgeschlossen» gestellt und gespeichert werden (siehe Screenshot). Nach der Speicherung erhält die Kundschaft ein E-Mail, das die Bestellung abgeschlossen ist und versendet wird. Bei gewählter Abholung wird die Kundschaft darüber informiert, dass der Teppich abholbereit ist, und findet alle Informationen dazu bereits im E-Mail. Ab diesem Zeitpunkt sollte die Bestellung entweder versand- oder zur abholbereit sein.
   Wenn ein Link zur Sendungsverfolgung vorhanden ist kann dieser in der Webanwendung vor der Statusänderung auf «Abgeschlossen» hinzugefügt werden.
8. Hochladen der Bilder: Nachdem der Status auf Abgeschlossen gestellt wird, erscheint ein Festner zum Upload der Bilder. Es können bis zu 6 Bilder hochgeladen werden. Mit Klick auf ‚Zur Galerie hinzufügen‘ öffnet sich ein Upload Fenster. Nach dem Upload auf ‚Select‘ klicken und danach in der Bestellübersicht auf ‚Aktualisieren‘ (oben rechts).

Screenshots zur Veranschaulichung

Bild: E-Mail «Auftrag zugewiesen»

1. Interne Produktionsnotizen vom Grundlagenwerk. Für Kundschaft nicht sichtbar. Allenfalls ist hier eine bearbeitete Produktionsvorlage, welche die Vorlage bei Nummer 3 ersetzt.
2. Bestelltes Produkt (oder mehrere bestellte Produkte) mit Details zum Garntyp (Acryl/Wolle) und der Hintergrundfarbe (Hochweiss, gebrochenes Weiss oder Hintergrundfarbe der Zeichnung).
3. Produktionsvorlage, wie sie von der Kundschaft hochgeladen wurde.
4. Hier ist die Art des Versands ersichtlich.
   • Paketversand: Normaler Versand an Versandadresse (zuunterst in der E-Mail ersichtlich)
   • Kostenloser Versand: Dieser Versand unterscheidet sich nicht vom normalen Paketversand. Die Bezeichnung erscheint nur dann, wenn ein Gutschein angewendet wurde, der kostenlosen Versand ermöglicht.
   • Abholung vor Ort: Kein Versand. Hinterlegen des fertigen Produkts an einem geeigneten Ort, der für Kundschaft gut zugänglich und auffindbar ist unter der auf der Tufty-Webseite erwähnten Standort-Adresse.
5. Hier sind Anmerkungen der Kundschaft zu finden. Teilweise müssen diese ebenfalls beachtet werden. Falls dies nicht der Fall ist, wird es in den internen Produktionsnotizen (Punkt 1) erwähnt. Der Produktionsstandort kann von den Ateliers ignoriert werden, dieser ist für das Grundlagenwerk wichtig.

Bild: Seite Bestelldetails in der Webandwendung

1. Interne Notizen zur Produktion
2. Allenfalls durch das Grundlagenwerk bearbeitete Produktionsvorlage
3. Feld für die Sendungsverfolgung bei Abschluss des Auftrags
4. Feld zur Statusänderung auf «Abgeschlossen». Danach verschwindet der Auftrag aus der Liste mit den offenen Bestellungen uns ist unter «Abgeschlossene Bestellungen» zu finden.
5. Anmerkungen und Hinweise der Kundschaft
6. Produkt mit Garntyp und Hintergrundfarbe der Bestellung
7. Originaldatei der Kundschaft
8. Versandart

Empfohlene Ordnerstruktur